خزانه‌دار کیست؟ شرح شغل حسابدار خزانه، چک صیادی و تقویم پرداخت

خزانه‌دار کیست و با حسابدار خزانه چه فرقی دارد؟

خزانه‌دار کسی است که پول شرکت را اداره می‌کند، نه فقط ثبت. انجمن حسابداران خبره رسمی بریتانیا در معرفی این حرفه می‌گوید خزانه می‌داند پول را از کجا و چطور تأمین کند، وجوه حاصل از سود را به جایی که لازم است برساند، نقد مازاد را با امنیت سرمایه‌گذاری کند و ریسک‌های کسب‌وکار را بسنجد و به آن‌ها پاسخ دهد. همان متن تأکید می‌کند خزانه‌داری حسابداری نیست، اما این دو کاملاً مکمل‌اند: حسابداری معاملات را منظم نگه می‌دارد و خزانه نقدینگی را مدیریت می‌کند و تصمیم‌هایش مستقیم بر سود، زیان و سلامت مالی شرکت اثر می‌گذارد. ^[۱]

در شرکت‌های کوچک و متوسط ایرانی این دو نقش معمولاً با دو عنوان دیده می‌شوند. خزانه‌دار یا مدیر خزانه، وضعیت نقد روزانه، صدور و دریافت چک، دستور پرداخت، تمدید تسهیلات و رابطه با بانک‌ها را اداره می‌کند. حسابدار خزانه همان رویدادها را در دفاتر ثبت می‌کند: رسید و پرداخت، گردش چک‌های دریافتی و پرداختی، کارمزد بانک و مغایرت حساب‌های بانکی. اگر شرکت فقط یک نفر برای هر دو کار دارد، دست‌کم تطبیق بانک و تأیید پرداخت‌ها باید با شخص دیگری باشد؛ اصل کنترلی که در سیاست‌های نقدداری با این جمله آمده است: هیچ فرد واحدی نباید کل فرایند دریافت و پردازش وجه را در کنترل داشته باشد. ^{[۱] [۹]}

• روزانه: مانده همه حساب‌های بانکی، چک‌های سررسید امروز و فردا، پرداخت‌های تأییدشده و تراکنش‌های ناشناس.
• هفتگی: پیش‌بینی ورود و خروج نقد چند هفته آینده و تصمیم درباره پرداخت‌های قابل تعویق.
• ماهانه: مغایرت همه حساب‌های بانکی، پرداخت مالیات حقوق و حق بیمه و تطبیق دفتر چک با سامانه صیاد بانک.
• پایان سال: تأییدیه مانده بانک‌ها، فهرست چک‌های در جریان و افشای اجزای نقد و معادل نقد.

نقد و معادل نقد؛ خزانه‌دار مسئول کدام پول است؟

استاندارد حسابداری ۲ «صورت جریان‌های نقدی» که برای دوره‌های شروع‌شده از ۱ فروردین ۱۳۹۸ لازم‌الاجراست، مرز کار خزانه را روشن می‌کند. طبق بند ۷ آن، معادل‌های نقد با هدف ایفای تعهدات نقدی کوتاه‌مدت نگهداری می‌شوند، نه با هدف سرمایه‌گذاری؛ سرمایه‌گذاری فقط وقتی معادل نقد است که سریع به مبلغ معینی نقد تبدیل شود و ریسک تغییر ارزشش کم باشد، و این معمولاً یعنی سررسید حداکثر سه ماه از تاریخ تحصیل. بند ۸ هم می‌گوید جابه‌جایی بین اقلام نقد و معادل نقد، جریان نقدی نیست و بخشی از مدیریت نقد محسوب می‌شود. ^[۲]

نتیجه عملی برای گزارش خزانه این است که سپرده یک‌ساله یا وجهی که به‌عنوان وثیقه تسهیلات مسدود شده، هرچند در حساب بانکی است، در کنار موجودی آزاد گزارش نشود. طبق بندهای ۴۹ و ۵۰ همان استاندارد، شرکت اجزای نقد و معادل نقد و رویه خود در تعیین این اجزا را افشا می‌کند. خزانه‌داری که گزارش روزانه‌اش را از ابتدا به سه ستون موجودی آزاد، معادل نقد و وجوه محدودشده تقسیم کند، در پایان سال یادداشت صورت‌های مالی را از همان گزارش می‌سازد و تصمیم‌های روزانه پرداخت را هم روی پولی که واقعاً در دسترس است می‌گیرد. ^[۲]

چک صیادی در خزانه؛ ثبت، انتقال و رأی وحدت رویه ۸۷۰

بیشترین وقت حسابدار خزانه در ایران صرف چک می‌شود. طبق ماده ۲۱ مکرر قانون صدور چک، صدور هر برگ چک مستلزم ثبت هویت دارنده، مبلغ و تاریخ آن برای شناسه یکتای همان برگ در سامانه است و دارنده تا پیش از تسویه، با ثبت هویت شخص جدید می‌تواند آن را منتقل کند. تبصره ۱ همین ماده، با اصلاح ۱۴۰۰، چکی را که مالکیتش در سامانه صیاد ثبت نشده مشمول قانون صدور چک نمی‌داند. یعنی چک ثبت‌نشده امتیازهای کیفری و اجرایی این قانون را ندارد و دارنده آن عملاً یک سند عادی در دست دارد. ^[۳]

هیئت عمومی دیوان عالی کشور در رأی وحدت رویه شماره ۸۷۰ مورخ ۲۲ مهر ۱۴۰۴ اختلاف دو شعبه دادگاه تجدیدنظر تهران را حل کرد: چکی که هنگام صدور در سامانه صیاد ثبت نشده از شمول قانون صدور چک خارج است و دارنده‌ای که با وجود هشدار چاپ‌شده روی برگ چک، آن را بدون ثبت پذیرفته، دعوای الزام صادرکننده به ثبت در سامانه را نمی‌تواند پیش ببرد. برای خزانه‌دار این یعنی قاعده‌ای بدون استثنا: هیچ چک دریافتی پیش از تأیید آن در سامانه صیاد بانک تحویل‌گیرنده، در دفتر چک به‌عنوان چک قابل وصول ثبت نشود و شناسه صیادی هر برگ کنار شماره سند بماند. ^{[۴] [۳]}

تقویم پرداخت‌های قانونی و هزینه تأخیر

دو پرداخت ماهانه در تقویم هر خزانه ثابت است. طبق ماده ۸۶ قانون مالیات‌های مستقیم، پرداخت‌کنندگان حقوق باید مالیات متعلق را هنگام هر پرداخت کسر کنند و تا پایان ماه بعد همراه فهرست دریافت‌کنندگان به حساب سازمان بپردازند. طبق ماده ۳۹ قانون تأمین اجتماعی، کارفرما حق بیمه هر ماه را حداکثر تا آخرین روز ماه بعد به سازمان می‌پردازد. اگر این دو پرداخت در گزارش نقد هفتگی دیده نشوند، معمولاً اولین قربانی کمبود نقد آخر ماه هستند. ^{[۵] [۸]}

هزینه تأخیر هم در قانون معین است. طبق ماده ۱۹۰ قانون مالیات‌های مستقیم، عدم پرداخت مالیات بر درآمد در موعد، جریمه‌ای معادل دو و نیم درصد مالیات به ازای هر ماه دارد؛ مبدأ آن برای مؤدیانی که اظهارنامه می‌دهند، نسبت به مبلغ اظهارنامه پایان مهلت تسلیم و نسبت به مابه‌الاختلاف تاریخ مطالبه است. همین ماده برای مالیاتی که پیش از سررسید پرداخت شود، جایزه‌ای معادل یک درصد در ماه پیش‌بینی کرده است. خزانه‌داری که تأخیر را ارزان‌ترین منبع تأمین مالی می‌داند، باید این نرخ ماهانه را با هزینه تسهیلات بانکی مقایسه کند. ^[۶]

مثال عددی: وضعیت نقد هفتگی و مغایرت بانکی پایان ماه

فرض کنید در شروع هفته آخر مهر ۱۴۰۵ جمع مانده آزاد حساب‌های بانکی شرکتی ۳٬۴۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است. چک‌های دریافتی سررسید این هفته ۱٬۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است که ۴۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال آن از مشتری با سابقه برگشت است. چک‌های پرداختی سررسید ۱٬۸۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰، مالیات حقوق و حق بیمه شهریور ۶۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ و پرداخت‌های تأییدشده تأمین‌کنندگان ۹۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است. مانده پیش‌بینی‌شده پایان هفته ۳٬۴۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ به‌اضافه ۱٬۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ منهای ۱٬۸۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰، ۶۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ و ۹۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰، یعنی ۱٬۲۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است و اگر چک پرریسک وصول نشود، ۸۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال. خزانه‌دار پیش از تأیید پرداخت‌ها تصمیم می‌گیرد کدام پرداخت تأمین‌کننده یک هفته جابه‌جا شود، نه اینکه مالیات و بیمه عقب بیفتد. ^{[۱] [۶]}

در پایان ماه، صورتحساب بانک مانده ۲٬۳۱۵٬۶۰۰٬۰۰۰ ریال و دفتر شرکت ۲٬۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال نشان می‌دهد. حسابدار خزانه اختلاف را این‌طور تطبیق می‌دهد: چک صادرشده ۲۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی هنوز به بانک ارائه نشده و واریز ۹۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی روز آخر هنوز در صورتحساب نیامده است؛ مانده تعدیل‌شده بانک ۲٬۱۵۰٬۶۰۰٬۰۰۰ ریال می‌شود. در طرف دفتر، واریز ۳۲٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی یک مشتری ثبت نشده و کارمزد ۱٬۴۰۰٬۰۰۰ ریالی بانک هم در دفاتر نیامده است؛ مانده تعدیل‌شده دفتر هم ۲٬۱۵۰٬۶۰۰٬۰۰۰ ریال است. دو قلم اول فقط زمان‌بندی‌اند و سند نمی‌خواهند، اما دو قلم دوم سند اصلاحی دارند. کارمزد بانک طبق بند ۱۸ ماده ۱۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم، که سود، کارمزد و جریمه پرداختی به بانک‌ها برای عملیات مؤسسه را می‌پذیرد، هزینه قابل قبول است. ^[۷]

• ثبت واریز مشتری: بدهکار بانک ۳۲٬۰۰۰٬۰۰۰؛ بستانکار حساب‌های دریافتنی تجاری ۳۲٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• ثبت کارمزد بانک: بدهکار هزینه کارمزد بانکی ۱٬۴۰۰٬۰۰۰؛ بستانکار بانک ۱٬۴۰۰٬۰۰۰ ریال.
• کنترل: مانده بانک ۲٬۳۱۵٬۶۰۰٬۰۰۰ منهای چک در جریان ۲۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ به‌اضافه واریز در راه ۹۵٬۰۰۰٬۰۰۰ برابر مانده اصلاح‌شده دفتر ۲٬۱۵۰٬۶۰۰٬۰۰۰ ریال.

تفکیک وظایف و حساب‌های تجاری اعلام‌شده

چهار کار در خزانه نباید با یک نفر باشد: تعریف یا تغییر ذی‌نفع پرداخت، تأیید پرداخت، امضای چک یا اجرای انتقال، و مغایرت‌گیری حساب بانکی. سیاست نقدداری دانشگاه کالیفرنیا در همین زمینه بازبینی سرزده تراکنش‌ها، اسناد تطبیق و موجودی نقد را به تأییدکننده مستقل سپرده است. در تیم کوچک، کنترل جایگزین این است که مدیرعامل یا مالک، صورتحساب بانک را مستقیم از بانک بگیرد و ماهانه با گزارش مغایرت حسابدار خزانه مقایسه کند و هر تغییر شماره شبای ذی‌نفع را پیش از اولین پرداخت تلفنی تأیید کند. ^[۹]

فهرست حساب‌های بانکی هم برای خزانه‌دار سند حقوقی است، نه فقط اطلاعات تماس بانک. طبق ماده ۱۰ قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، اشخاص باید شماره حساب‌های تجاری خود و شناسه کارتخوان‌ها و درگاه‌های پرداختی را که استفاده می‌کنند به سازمان امور مالیاتی اعلام کنند و حساب‌های اشخاص حقوقی حساب تجاری تلقی می‌شوند. خزانه‌دار باید بداند کدام حساب‌ها اعلام شده‌اند، کدام کارتخوان به کدام حساب می‌ریزد و هر واریز ناشناس به این حساب‌ها، تا وقتی منشأ آن روشن نشده، در حساب واسط بماند، نه در درآمد. ^[۱۰]

چک‌لیست هفتگی و ماهانه حسابدار خزانه

این فهرست را به‌عنوان حداقل کار ماهانه خزانه بر پایه موارد بالا تنظیم کرده‌ایم: نقد واقعی در دسترس طبق استاندارد ۲، چک‌هایی که در صیاد ثبت و تأیید شده‌اند، پرداخت‌های قانونی با موعد ماده ۸۶ و ماده ۳۹ و مغایرتی که شخصی غیر از پرداخت‌کننده آن را بسته است. اگر یکی از ردیف‌ها هر ماه به ماه بعد منتقل می‌شود، مشکل از ظرفیت تیم یا تفکیک وظایف است و باید همان‌جا حل شود. ^{[۲] [۴] [۵] [۸]}

• گزارش نقد هفتگی سه ستون جدا دارد: موجودی آزاد، معادل نقد و وجوه مسدود یا وثیقه.
• هر چک دریافتی پیش از ثبت در دفتر، در سامانه صیاد تأیید شده و شناسه صیادی‌اش ثبت است.
• مالیات حقوق و حق بیمه ماه قبل پیش از پایان ماه جاری پرداخت و رسیدش پیوست سند شده است.
• همه حساب‌های بانکی تا پایان هفته اول ماه بعد مغایرت‌گیری و تأیید شده‌اند.
• اقلام مغایرت قدیمی‌تر از یک ماه پیگیری شده‌اند، نه اینکه هر ماه تکرار شوند.
• تغییر شماره شبای ذی‌نفعان با تأیید مستقل انجام شده است.
• فهرست حساب‌های تجاری و کارتخوان‌های اعلام‌شده به سازمان امور مالیاتی با حساب‌های دفتر یکی است.