واژه‌نامه حسابداری و مالی برای مدیر شرکت ایرانی

ثبت رسمی یک رویداد مالی است که دست‌کم یک ردیف بدهکار و یک ردیف بستانکار دارد و جمع دو طرفش برابر است. مدارک هر سند (فاکتور، فیش، قرارداد) باید پیوست آن باشد تا در رسیدگی مالیاتی بتوان از آن دفاع کرد.

ساختار درختی حساب‌ها در سطوح گروه، کل، معین و تفصیلی. کدینگ خوب باید بدون سند اصلاحی جوابگوی صورت‌های مالی، گزارش‌های مدیریتی و نیازهای مالیاتی باشد.

سطحی از کدینگ که حساب معین را به تفکیک اشخاص، پروژه‌ها، مراکز هزینه یا حساب‌های بانکی ریز می‌کند. با تفصیلی شناور می‌توان یک شخص را زیر چند معین (بدهکاران، بستانکاران، پیش‌دریافت) به کار برد.

دو طرف هر ثبت در حسابداری دوطرفه. دارایی و هزینه با بدهکار شدن افزایش می‌یابند و بدهی، سرمایه و درآمد با بستانکار شدن. ماهیت هر حساب نشان می‌دهد ماندهٔ آن معمولاً بدهکار است یا بستانکار.

فهرست ماندهٔ همهٔ حساب‌ها در یک تاریخ که جمع بدهکار و بستانکار آن باید برابر باشد. تراز آزمایشی درستی حسابداری را ثابت نمی‌کند؛ فقط توازن ثبت‌ها را نشان می‌دهد.

در پایان سال مالی، حساب‌های موقت (درآمد و هزینه) را به سود و زیان می‌بندند و سند اختتامیه و افتتاحیه صادر می‌کنند. بستن پیوسته یعنی بخشی از این کار هر ماه انجام شود تا همه‌اش به روزهای آخر سال نماند.

اختتامیه ماندهٔ حساب‌های دائمی را در پایان سال می‌بندد و افتتاحیه همان مانده‌ها را در ابتدای سال بعد باز می‌کند. مانده‌های این دو سند باید ریال به ریال با هم بخوانند.

دفتر روزنامه و دفتر کل که پیش از شروع سال مالی باید در سامانهٔ ثبت شرکت‌ها پلمپ شوند. ثبت با تأخیر یا خارج از نوبت ممکن است به رد دفاتر و تشخیص علی‌الرأس منجر شود.

شناسایی درآمد و هزینه در زمان وقوع، صرف‌نظر از زمان دریافت یا پرداخت وجه. مبنای استانداردهای حسابداری ایران برای شرکت‌هاست و با مبنای نقدی که فقط ورود و خروج پول را ثبت می‌کند تفاوت دارد.

ثبت این‌که چه کسی، چه زمانی و چه چیزی را در سند یا تنظیمات تغییر داده است. بدون این سابقه نمی‌توان نشان داد که کنترل داخلی برقرار بوده است. آن‌وقت هر رسیدگی، داخلی یا بیرونی، به حافظهٔ افراد متکی می‌شود.

صورتی که دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق مالکانهٔ شرکت را در یک تاریخ معین نشان می‌دهد. معادلهٔ حسابداری، دارایی = بدهی + حقوق مالکانه، باید همیشه برقرار باشد.

گزارش درآمدها و هزینه‌های یک دوره که در پایان، سود یا زیان خالص همان دوره را نشان می‌دهد. برای مدیر، تفکیک سود ناخالص، عملیاتی و خالص مهم‌تر از یک عدد نهایی است.

گزارش ورود و خروج نقد به تفکیک فعالیت‌های عملیاتی، سرمایه‌گذاری و تأمین مالی. ممکن است شرکتی سودآور باشد و همزمان نقدینگی کم بیاورد؛ این صورت همین شکاف را نشان می‌دهد.

مابه‌التفاوت دارایی‌های جاری و بدهی‌های جاری است و نشان می‌دهد شرکت در برابر تعهدات کوتاه‌مدتش چقدر حاشیهٔ اطمینان دارد. در تورم بالا، موجودی کالا و مطالبات به‌سرعت سرمایه در گردش را می‌بلعند.

واحدی از سازمان (کارگاه، شعبه، دپارتمان) که هزینه‌ها به آن نسبت داده می‌شود تا هزینهٔ واقعی هر بخش معلوم شود. مرکز هزینه را معمولاً در کدینگ به شکل یک سطح تفصیلی تعریف می‌کنند.

صورت‌های مالی گروه که در آن‌ها شرکت اصلی و شرکت‌های فرعی، پس از حذف معاملات درون‌گروهی، یک واحد گزارشگر به حساب می‌آیند. پیش‌نیازش این است که هر شرکت دفاتر مستقل و قابل مقایسه داشته باشد.

برنامهٔ عددی درآمد و هزینهٔ دورهٔ آینده و مقایسهٔ پیوستهٔ عملکرد واقعی با آن. انحراف بودجه فقط وقتی معنا دارد که هزینه به همان مرکز و پروژه‌ای ثبت شده باشد که بودجه گرفته است.

تخصیص بهای دارایی ثابت به دوره‌های استفاده از آن. استهلاک حسابداری بر اساس عمر مفید و روش انتخابی شرکت است و استهلاک مالیاتی طبق جدول مادهٔ ۱۴۹ محاسبه می‌شود. این دو ممکن است با هم فرق داشته باشند.

مجموع مواد مستقیم، دستمزد مستقیم و سربار که به یک محصول، بچ یا پروژه نسبت داده می‌شود. بدون بهای تمام‌شدهٔ قابل اتکا، حاشیهٔ سود هر محصول یا قرارداد حدس است.

صورتی که اختلاف ماندهٔ حساب بانک در دفاتر شرکت با ماندهٔ صورتحساب بانکی را نشان می‌دهد و علت هر قلم مغایرت در آن می‌آید: چک معوق، وجوه در راه، کارمزد ثبت‌نشده. مغایرت‌گیری تراکنش‌به‌تراکنش جای این کار ماهانه را می‌گیرد.

چک برگه‌ای با شناسهٔ یکتای ۱۶ رقمی صیاد که صدور، دریافت و انتقال آن باید در سامانهٔ صیاد بانک مرکزی ثبت شود. چک ثبت‌نشده در سامانه قابل وصول نیست.

وضعیت‌هایی که یک چک پس از دریافت یا صدور به خود می‌گیرد: وصول، پاس، برگشت، عودت یا خرج‌شدن. هر تغییر وضعیت یک رویداد حسابداری است و باید برایش سند صادر شود.

محاسبهٔ یک تاریخ معادل برای چند چک با مبالغ و سررسیدهای مختلف، که در آن هر چک به نسبت مبلغش وزن دارد. رأس‌گیری چیزی از مبلغ چک‌ها کم نمی‌کند و فقط یک تاریخ واحد برای مذاکره به دست می‌دهد.

دریافت وجه چک پیش از سررسید در برابر کسر مبلغی متناسب با نرخ و روزهای باقی‌مانده. کسر تنزیل هزینهٔ تأمین مالی است و با خسارت تأخیر تأدیه فرق دارد.

مجوز داخلی که باید پیش از صدور چک یا حواله تأیید شود و مبلغ، ذی‌نفع و بابت پرداخت را قطعی می‌کند. الزامی کردن دستور پرداخت اصلی‌ترین کنترل پیشگیرانه در خزانه‌داری است.

مبلغ معینی که در اختیار تنخواه‌دار قرار می‌گیرد تا هزینه‌های خرد را بپردازد. در تنخواه با سقف ثابت، شارژ یعنی این‌که پس از تأیید اسناد هزینه، موجودی تنخواه را دوباره به سقف برسانند.

شناسهٔ ۲۴ رقمی حساب بانکی در ایران که با IR شروع می‌شود و رقم کنترل دارد. بررسی همین رقم هنگام ثبت شبا جلوی پرداخت به حساب اشتباه را می‌گیرد.

مقایسهٔ سفارش خرید، رسید تحویل و فاکتور تأمین‌کننده پیش از صدور مجوز پرداخت. هر مغایرتی در مقدار یا مبلغ باید پیش از پرداخت حل شود.

برآورد هفتگی یا ماهانهٔ ورود و خروج نقد بر پایهٔ سررسید چک‌ها، مطالبات، تعهدات و تسهیلات. مدیران مالی شرکت‌ها بیشتر از همه پیش‌بینی ۱۳ هفته‌ای را به کار می‌برند.

سامانهٔ سازمان امور مالیاتی که هر فروش کالا و خدمت باید به‌صورت صورتحساب الکترونیکی به آن ارسال شود. صورتحساب ثبت‌شده در سامانه مبنای اعتبار مالیاتی خریدار و درآمد فروشنده است.

صورتحسابی با قالب استاندارد سازمان مالیاتی که با شمارهٔ مالیاتی یکتا و امضای الکترونیکی به سامانه مودیان ارسال می‌شود. انواع اول، دوم و سوم آن بر اساس نوع خریدار و روش پرداخت تفاوت دارند.

فضای اختصاصی هر مؤدی در سامانه مودیان که صورتحساب‌های صادره و دریافتی، وضعیت تأیید و اعتراض و شناسه‌های حافظهٔ مالیاتی در آن مدیریت می‌شود. صورتحساب خرید باید در مهلت مقرر تأیید یا رد شود.

کد شش‌کاراکتری که برای هر پایانهٔ فروشگاهی یا نرم‌افزار صدور صورتحساب از کارپوشه گرفته می‌شود و در شمارهٔ مالیاتی هر صورتحساب درج می‌شود.

مالیات بر مصرف که فروشنده از خریدار می‌گیرد و پس از کسر اعتبار خریدهای خود به سازمان می‌پردازد. اظهارنامهٔ آن فصلی است و اعتبار خرید فقط با صورتحساب معتبر در سامانه مودیان پذیرفته می‌شود.

مالیات بر سود مشمول شرکت با نرخ عمومی ۲۵ درصد (مادهٔ ۱۰۵) که با اظهارنامهٔ سالانه ابراز می‌شود. مهلت تسلیم اظهارنامهٔ اشخاص حقوقی چهار ماه پس از پایان سال مالی است، مگر آنکه رسماً تمدید شود.

گزارش خرید و فروش هر فصل که مؤدیان مشمول باید تا یک ماه و نیم پس از پایان فصل ارسال کنند. با فراگیرشدن سامانه مودیان، بخشی از این تکلیف با همان صورتحساب‌های الکترونیکی انجام می‌شود.

هزینه‌هایی که طبق مواد ۱۴۷ تا ۱۴۹ در محاسبهٔ سود مشمول پذیرفته می‌شوند: مرتبط با فعالیت، مستند و در حدود متعارف. هزینهٔ بدون مدرک یا خارج از موضوع فعالیت برگشت می‌خورد.

مالیاتی که پرداخت‌کننده باید هنگام پرداخت (حقوق، اجاره، حق‌الزحمه و برخی قراردادها) کسر و به حساب سازمان واریز کند. اگر آن را کسر نکند، جریمه متوجه خود اوست، نه دریافت‌کننده.

جریمهٔ عدم صدور صورتحساب الکترونیکی یا عدم ارسال آن به سامانه مودیان، معادل درصدی از فروش ثبت‌نشده به‌علاوهٔ محرومیت از معافیت‌ها. این جریمه با شرایطی که سازمان اعلام می‌کند قابل بخشودگی است.

ممیز مالیاتی اظهارنامه و دفاتر مؤدی را بررسی می‌کند تا درآمد مشمول مالیات را تعیین کند. مستندات مؤدی (سند، مدرک، قرارداد و صورتحساب مودیان) تعیین می‌کند که رسیدگی از روی دفاتر انجام شود یا علی‌الرأس.

مزد روزانه‌ای که شورای عالی کار هر سال اعلام می‌کند و مبنای اضافه‌کاری، عیدی و سنوات است. برای ۱۴۰۵ حداقل مزد روزانه ۵۵۴٬۱۸۵ تومان اعلام شده است.

کار بیش از ساعت قانونی که با ۴۰ درصد اضافه بر مزد هر ساعت کار عادی پرداخت می‌شود (مادهٔ ۵۹ قانون کار). مزد ساعتی معمولاً از تقسیم مزد ماهانه بر ۲۲۰ ساعت به دست می‌آید.

مالیات تکلیفی بر درآمد حقوق که کارفرما کسر و تا پایان ماه بعد پرداخت می‌کند. حقوق تا سقف معافیت سالانه مالیاتی ندارد و مالیات مازاد بر آن با نرخ پلکانی ۱۰ تا ۳۰ درصد محاسبه می‌شود.

سی درصد مزد مشمول بیمه: ۷ درصد سهم کارگر، ۲۰ درصد سهم کارفرما و ۳ درصد بیمهٔ بیکاری که کارفرما می‌پردازد. لیست بیمه باید تا پایان ماه بعد ارسال شود.

معادل دو ماه مزد پایه با سقف سه برابر حداقل مزد ماهانه، متناسب با کارکرد سال. عیدی تا سقف معافیت اعلام‌شده از مالیات معاف است و مازاد آن مشمول مالیات حقوق می‌شود.

یک ماه آخرین مزد به ازای هر سال سابقه که هنگام پایان قرارداد پرداخت می‌شود. پایهٔ سنوات مبلغ روزانهٔ جداگانه‌ای است که هر سال برای کارگران با بیش از یک سال سابقه اعلام می‌شود.

فهرست ماهانهٔ کارکنان با اجزای مزد، کسورات و خالص پرداختی که مبنای ارسال لیست بیمه و فهرست مالیات حقوق است. نام کارکنانی که حقوق یا کارکردشان صفر است هم باید در فهرست بیاید.

محاسبهٔ همهٔ مطالبات کارگر هنگام خاتمهٔ قرارداد کار: مزد معوق، سنوات، عیدی متناسب، بازخرید مرخصی و کسر بدهی‌ها. تسویهٔ ناقص راه شکایت در هیئت تشخیص را باز می‌گذارد.

صورتحساب دوره‌ای پیمانکار بر پایهٔ درصد پیشرفت فیزیکی کار که پس از تأیید مشاور و کارفرما مبنای پرداخت می‌شود. هر صورت‌وضعیت معمولاً پس از کسر سپرده‌ها، پیش‌پرداخت و مالیات‌های تکلیفی پرداخت می‌شود.

درصدی از هر صورت‌وضعیت (معمولاً ۱۰ درصد) که کارفرما تا تحویل قطعی نگه می‌دارد یا با ضمانت‌نامه آزاد می‌کند. در حسابداری پیمانکار، این سپرده جزو مطالبات بلندمدت است و درآمد ازدست‌رفته به حساب نمی‌آید.

اصلاح مبلغ صورت‌وضعیت بر اساس شاخص‌های اعلامی برای جبران تغییر قیمت‌ها در طول پیمان. تعدیل درآمد جداگانه‌ای است که باید با شاخص دورهٔ خودش مستند شود.

پیش‌بینی کل هزینهٔ پروژه: هزینهٔ واقعی تا امروز به‌علاوهٔ برآورد هزینه‌های باقی‌مانده. اگر آن را با مبلغ قرارداد مقایسه کنید، حاشیهٔ سود واقعی پروژه را پیش از پایان کار می‌بینید.

کارت گردش هر کالا در انبار با مقدار و بهای ورود، خروج و مانده. روش ارزش‌گذاری (میانگین موزون، فایفو) تعیین می‌کند بهای خروج و موجودی پایان دوره چگونه محاسبه شود.

نقطهٔ شروع چرخهٔ خرید تا پرداخت: درخواست از کارگاه یا واحد، تأیید، استعلام، سفارش، تحویل و فاکتور. اگر درخواست از همان ابتدا به پروژه و مرکز هزینه وصل باشد، بهای تمام‌شده درست جمع می‌شود.

فهرست مواد و مقادیر لازم برای تولید یک واحد محصول که مبنای برآورد بهای تمام‌شده و برنامه‌ریزی مواد است. در ژرف‌بان، BOM و MRP تخصصی هنوز در نقشهٔ راه است.

سیستمی یکپارچه که مالی، خرید، انبار، فروش، تولید و منابع انسانی را با یک پایگاه دادهٔ مشترک مدیریت می‌کند. با نرم‌افزار حسابداری دو فرق دارد: گستره‌اش بیشتر است و سند حسابداری را از خود عملیات صادر می‌کند، بی‌آنکه به ورود دستی نیاز باشد.

تحت وب یعنی با نرم‌افزار از داخل مرورگر کار می‌کنید. ابری یعنی نرم‌افزار روی زیرساختی بیرون از سرور شرکت اجرا و راهبری می‌شود. یک نرم‌افزار می‌تواند تحت وب باشد و در عین حال روی سرور خود شرکت نصب شود.

نگه‌داری دفاتر مستقل چند شرکت یا چند سال مالی در یک محیط، با منوی انتخاب شرکت و سال مالی. پیش‌نیاز گزارش هلدینگ و تلفیق است و با «چند شعبه در یک دفتر» فرق دارد.

استفاده از مدل‌های یادگیری ماشین برای پیشنهاد شرح سند، خواندن فیش و فاکتور، تطبیق چک و تراکنش و پاسخ به پرسش‌های مالی. قاعدهٔ درست «پیشنهاد با تأیید کاربر مسئول» است و هوش مصنوعی نباید خودش سند ثبت کند.

انتقال کدینگ، اسناد، چک‌ها و طرف‌حساب‌ها از نرم‌افزار قبلی به سیستم جدید، به‌طوری که پیش از قطع سیستم قبلی، تراز دو طرف با هم تطبیق داده شده باشد. کیفیت اطلاعات قدیمی تعیین می‌کند چه مقدار از کار خودکار انجام شود و چه مقدار به بازبینی نیاز داشته باشد.

محدودکردن دسترسی هر کاربر بر اساس نقش سازمانی، سطح دسترسی مالی و پروژه‌هایی که در آن‌ها عضو است، به‌جای این‌که همه‌چیز در اختیار همه باشد. در نرم‌افزار، هیچ کنترل داخلی‌ای مهم‌تر از تفکیک وظایف (ثبت، تأیید، پرداخت) نیست.

تهیهٔ منظم نسخهٔ پشتیبان از داده و پیوست‌ها، به‌علاوهٔ تمرین واقعی بازگرداندن آن. تا بازیابی یک نسخهٔ پشتیبان آزموده نشده باشد، نمی‌توان به آن تکیه کرد. برای هر استقرار باید مکتوب شود که داده تا چه نقطه‌ای و در چه مدتی بازیابی می‌شود.