یادآوری سررسید چک؛ کنترل چک‌های پرداختنی و دریافتنی پیش از برگشت خوردن

یادآوری سررسید چک یعنی چه و چرا لازم است؟

یادآوری سررسید چک یعنی هر روز دو فهرست را جلوی خزانه‌دار بگذارید: چک‌های پرداختنی که در چند روز آینده سررسید می‌شوند و باید برایشان موجودی بانک تأمین شود، و چک‌های دریافتنی که سررسیدشان رسیده یا گذشته و هنوز به بانک نرفته‌اند. پایه قانونی سمت پرداختنی روشن است: ماده ۳ قانون صدور چک می‌گوید صادرکننده باید در تاریخ مندرج در چک، معادل مبلغ آن در بانک محال‌علیه وجه نقد داشته باشد و نباید آن را از بانک خارج کند یا چک را طوری تنظیم کند که بانک از پرداخت خودداری کند. در شرح همین ماده هم آمده است که دارنده برای وصول باید در تاریخ سررسید به بانک مراجعه کند و اگر مندرجات چک با سامانه صیاد مغایر باشد، سامانه صیاد ملاک است. ^[۱]

هزینه جاماندن یک چک پرداختنی فقط آبروی تجاری نیست. طبق ماده ۴، اگر وجه چک پرداخت نشود، بانک به درخواست دارنده فوراً غیرقابل پرداخت بودن آن را در سامانه یکپارچه بانک مرکزی ثبت و گواهی با کد رهگیری صادر می‌کند و ماده ۵ همین را برای کسری موجودی می‌گوید. ماده ۵ مکرر اثر فوری‌تری دارد: سامانه بانک مرکزی مراتب را برخط به همه بانک‌ها اعلام می‌کند و پس از ۲۴ ساعت، تا رفع سوءاثر، برای صاحب حساب حساب و کارت جدید باز نمی‌شود، وجوه همه حساب‌ها و کارت‌هایش به میزان کسری مسدود می‌شود و تسهیلات، ضمانت‌نامه و اعتبار اسنادی ریالی یا ارزی به او داده نمی‌شود. برای شرکتی که با ضمانت‌نامه و تسهیلات کار می‌کند، یک چک برگشتی می‌تواند کل خزانه را قفل کند. ^{[۲] [۳] [۴]}

مهلت‌های قانونی که دارنده چک نباید از دست بدهد

سمت دریافتنی هم مهلت دارد. ماده ۱۱ قانون صدور چک می‌گوید جرائم این قانون فقط با شکایت دارنده قابل تعقیب است و اگر دارنده تا شش ماه از تاریخ صدور چک برای وصول به بانک مراجعه نکند یا ظرف شش ماه از تاریخ صدور گواهی عدم پرداخت شکایت نکند، دیگر حق شکایت کیفری ندارد. منظور از دارنده، کسی است که اولین بار چک را به بانک ارائه داده است و کسی که چک پس از برگشت به او منتقل شده، جز در انتقال قهری، حق شکایت کیفری ندارد. پس چک دریافتنی که در کشوی صندوق جا مانده، با هر روز تأخیر به سمت از دست رفتن یک ابزار وصول پیش می‌رود. ^[۵]

راه دوم وصول، اجراییه است. طبق ماده ۲۳، دارنده با ارائه گواهی عدم پرداخت می‌تواند از دادگاه صالح صدور اجراییه نسبت به کسری مبلغ چک و حق‌الوکاله را بخواهد، به شرط آنکه وصول چک به شرطی منوط نشده باشد، در متن قید نشده باشد که بابت تضمین است و گواهی به دلیل دستور عدم پرداخت ماده ۱۴ صادر نشده باشد. صادرکننده ظرف ده روز از ابلاغ اجراییه باید بدهی را بپردازد یا ترتیبی بدهد. داشتن گواهی عدم پرداخت با کد رهگیری، طبق ماده ۴، شرط ترتیب اثر در مراجع قضایی و ثبتی است. ^{[۷] [۲]}

در چک‌های صیادی، تاریخ واقعی سررسید همان است که در سامانه صیاد ثبت شده است. ماده ۲۱ مکرر صدور هر برگه چک را مستلزم ثبت هویت دارنده، مبلغ و تاریخ در شناسه یکتای آن کرده و انتقال را با ثبت هویت دارنده جدید ممکن می‌داند. تبصره ۱ آن می‌گوید برای دسته‌چک‌هایی که پس از پایان اسفند ۱۳۹۹ ارائه شده‌اند، تسویه فقط در سامانه چکاوک و طبق مبلغ و تاریخ مندرج در سامانه و به نام دارنده نهایی بر اساس استعلام صیاد انجام می‌شود. پس فهرست یادآوری باید تاریخ و مبلغ را از ثبت صیادی بگیرد، نه از روی برگه کاغذی. ^{[۶] [۱]}

چک الکترونیکی از مهر ۱۴۰۵ و اثر آن بر یادآوری سررسید

بانک مرکزی اجرای «نقشه راه توسعه چک الکترونیکی» را از ابتدای مهر ۱۴۰۵ به شبکه بانکی ابلاغ کرده است. به گزارش ایبنا، بانک‌ها باید سهم دسته‌چک‌های الکترونیکی و چک‌های واگذارشده از درگاه‌های غیرحضوری را تا پایان آذر ۱۴۰۵ به ۲۵ درصد، از دی تا پایان اسفند ۱۴۰۵ به ۴۰ درصد، در فروردین و اردیبهشت ۱۴۰۶ به ۶۰ درصد و در خرداد و تیر ۱۴۰۶ به ۸۰ درصد برسانند. هم‌زمان سقف برگ دسته‌چک کاغذی مشتریان حقیقی از ۱۰۰ برگ در فصل اول به ۵۰، ۲۵ و سرانجام ۱۰ برگ کاهش می‌یابد. این برنامه در اجرای قانون برنامه هفتم و با هدف ممنوعیت صدور چک کاغذی از سال سوم برنامه تدوین شده است. ^[۸]

برای خزانه‌داری شرکت، این تغییر یعنی چک‌های پرداختنی و دریافتنی بیشتری بدون برگه فیزیکی و از کانال‌های بانکی صادر و واگذار می‌شوند. یادآوری سررسید دیگر نمی‌تواند به کشوی چک‌های کاغذی تکیه کند؛ دفتر چک شرکت باید برای هر چک، کاغذی یا الکترونیکی، شناسه صیادی، تاریخ و مبلغ ثبت‌شده در سامانه و وضعیت انتقال را نگه دارد تا فهرست روزانه کامل باشد. ^{[۸] [۶]}

نمونه عددی؛ هفته‌ای که خالص آن مثبت است اما چک برمی‌گردد

شرکتی در شروع هفته ۲ تا ۷ آبان ۱۴۰۵ در حساب جاری خود ۱٬۴۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال دارد. سه چک پرداختنی به جمع ۳٬۸۶۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و سه چک دریافتنی به جمع ۲٬۹۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال در همین هفته سررسید می‌شوند، پس خالص هفته ۵۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال مثبت است و به نظر می‌رسد مشکلی نیست. اما چک‌های دریافتنی که روز سررسید به بانک سپرده می‌شوند، در این مثال یک روز کاری بعد به حساب می‌نشینند و ماده ۳ موجودی را در همان تاریخ چک پرداختنی می‌خواهد، نه در پایان هفته. اجرای روزبه‌روز نشان می‌دهد که شرکت دوشنبه ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و چهارشنبه ۶۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال کسری دارد؛ یعنی بدون یادآوری دست‌کم یک روز زودتر، دو چک برمی‌گردد. ^[۱]

اگر خزانه‌دار یکشنبه ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و سه‌شنبه ۶۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال از حساب دیگر یا خط اعتباری منتقل کند، هر سه چک پاس می‌شود و حساب پنجشنبه با ۱٬۲۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بسته می‌شود که همان خالص ۵۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی هفته به‌علاوه ۷۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال انتقالی است. درس مثال این است که فاصله یادآوری باید دست‌کم برابر تأخیر نشستن وجه چک‌های دریافتنی به‌علاوه زمان لازم برای جابه‌جایی پول باشد. این فاصله را برای هر بانک و هر نوع وصول یک‌بار بسنجید و در تنظیم یادآور بگذارید. ^{[۱] [۱۰]}

• شنبه ۲ آبان: پرداخت چک الف ۹۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ مانده ۵۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ چک دریافتنی ۶۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی به بانک سپرده می‌شود.
• یکشنبه ۳ آبان: وصول ۶۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ مانده ۱٬۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• دوشنبه ۴ آبان: پرداخت چک ب ۱٬۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ کسری ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ چک دریافتنی ۱٬۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی سپرده می‌شود.
• سه‌شنبه ۵ آبان: وصول ۱٬۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• چهارشنبه ۶ آبان: پرداخت چک ج ۱٬۷۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ کسری ۶۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بدون تأمین قبلی؛ چک دریافتنی ۱٬۲۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی سپرده می‌شود.
• پنجشنبه ۷ آبان: وصول ۱٬۲۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.

یادآوری سررسید را در دفتر چک چطور بسازیم؟

یادآوری خوب از یک دفتر چک کامل شروع می‌شود. برای هر چک، جهت آن، شناسه صیادی، صادرکننده یا ذی‌نفع، بانک و حساب، مبلغ، تاریخ سررسید ثبت‌شده در صیاد، وضعیت فعلی و تصویر چک را نگه دارید. سپس دو گزارش ثابت بسازید: پرداختنی‌های چند روز آینده که با موجودی بانک مقایسه می‌شوند و دریافتنی‌های سررسیدرسیده یا سررسیدگذشته که هنوز به وصول نرفته‌اند. گزارش دوم را با مهلت شش‌ماهه ماده ۱۱ مرتب کنید تا چک‌های قدیمی‌تر بالاتر بیایند. ^{[۶] [۵] [۹]}

یادآوری فقط وقتی کامل است که به سند برسد. وقتی چک دریافتنی وصول می‌شود، وضعیت آن عوض و سند وصول ثبت می‌شود؛ اگر برگشت بخورد، گواهی عدم پرداخت با کد رهگیری گرفته، چک به حساب چک‌های برگشتی منتقل و اقدام وصول آغاز می‌شود. اگر این وضعیت‌ها با تأخیر در دفاتر بنشیند، یادآوری روز بعد هم چکی را نشان می‌دهد که دیگر وجود ندارد، یا چک برگشتی را جا می‌اندازد. ^{[۲] [۱۱]}

ژرف‌بان برای کنترل سررسید چک چه دارد؟

در ژرف‌بان، دفتر چک دریافتی و صادره شناسه صیادی، تصویر چک و فیلترهای پیشرفته دارد و فیلتر بازه سررسید و صدور روی هر دو تاریخ کار می‌کند. کارت‌های خلاصه چک‌ها جمع مبالغ و چک‌های سررسیدگذشته را با همان فیلتر فهرست نشان می‌دهند و کارت‌های داشبورد وضعیت خزانه و سررسیدها را. برای وصول، پاس، برگشت، عودت و خرج کردن چک، سند به‌طور خودکار صادر می‌شود و دستیار هوش مصنوعی به پرسش‌هایی مثل «سررسیدگذشته‌ها» یا «بزرگ‌ترین چک این ماه» پاسخ می‌دهد. ^{[۹] [۱۱]}

یادآوری زمان‌بندی‌شده هم با «عامل سررسید چک» انجام می‌شود: عاملی که طبق برنامه‌ای که برایش می‌گذارید، چک‌های پرداختنی نزدیک به سررسید و چک‌های دریافتنی سررسیدگذشته‌ای را که هنوز به وصول نرفته‌اند یادآوری می‌کند. عامل‌ها روزانه، در روزهای کاری، هفتگی یا چند بار در روز اجرا می‌شوند و بدون تأیید شما چیزی ثبت، پرداخت یا ارسال نمی‌کنند. در ماژول فروش و مشتریان هم قالب پیامک تأییدشده برای یادآوری چک به مشتری وجود دارد. ژرف‌بان موجودی بانک را برای تأمین چک جابه‌جا نمی‌کند؛ تصمیم انتقال وجه با خزانه‌دار است. ^{[۱۰] [۱۱]}

چک‌لیست روزانه سررسید چک

این فهرست را هر صبح کاری، پیش از هر پرداخت دیگری، مرور کنید. بندهای آن از مواد ۳، ۴، ۱۱ و ۲۱ مکرر قانون صدور چک و از تجربه همان هفته‌ای می‌آید که خالصش مثبت بود و باز چک برمی‌گشت. ^{[۱] [۵] [۶]}

• پرداختنی‌های چند روز آینده، با فاصله‌ای برابر تأخیر وصول به‌علاوه زمان انتقال وجه، با موجودی هر حساب مقایسه شده است؟
• کسری هر روز، نه فقط خالص هفته، محاسبه و تأمین آن به نام یک نفر سپرده شده است؟
• دریافتنی‌های سررسیدرسیده همان روز به بانک یا درگاه واگذار شده‌اند؟
• چک‌های دریافتنی نزدیک به شش ماه از تاریخ صدور، جدا علامت خورده‌اند؟
• تاریخ و مبلغ هر چک با ثبت صیادی آن یکی است؟
• وضعیت چک‌های وصول‌شده و برگشتی دیروز در دفاتر ثبت و سندشان صادر شده است؟