عملیات چک دریافتنی و پرداختنی؛ ثبت سند از دریافت تا وصول، برگشت و خرج چک

عملیات چک در حسابداری یعنی چه؟

در حسابداری، «عملیات چک» به مجموعه سندهایی گفته می‌شود که هر برگه چک از لحظه دریافت یا صدور تا تسویه نهایی ایجاد می‌کند. چک دریافتنی معمولاً این مسیر را طی می‌کند: دریافت از مشتری و نگه‌داری نزد صندوق، واگذاری به بانک برای وصول، و سپس وصول یا برگشت. مسیر دیگر، خرج‌کردن چک دریافتی برای پرداخت بدهی به یک تأمین‌کننده است. چک پرداختنی هم صادر، به طرف مقابل تحویل و در سررسید پاس می‌شود. اگر هر وضعیت حساب مستقلی داشته باشد، مانده «اسناد دریافتنی نزد صندوق»، «چک‌های در جریان وصول» و «اسناد پرداختنی» باید در هر لحظه با فهرست برگه‌ها برابر باشد. ^{[۸] [۱]}

از ۱۳۹۷ به بعد، این مسیر به یک سامانه بیرونی هم گره خورده است. ماده ۶ اصلاحی قانون صدور چک، بانک‌ها را مکلف کرده دسته‌چک را فقط از طریق سامانه صدور یکپارچه الکترونیکی دسته‌چک بانک مرکزی (صیاد) ارائه کنند و به هر برگه شناسه یکتا بدهند. ماده ۲۱ مکرر هم صدور هر برگه را منوط به ثبت هویت دارنده، مبلغ و تاریخ برای همان شناسه کرده و انتقال چک به شخص دیگر را با ثبت هویت دارنده جدید ممکن دانسته است. به همین دلیل، حسابدار امروز علاوه بر سند دفتر، باید وضعیت هر برگه را در صیاد هم کنترل کند. ^[۱]

ماده ۶ در ۱۳۹۷ سقفی سه‌ساله برای اعتبار برگه‌ها از زمان دریافت دسته‌چک گذاشته بود، اما ماده ۱ قانون اصلاح قانون صدور چک مصوب ۲۹ فروردین ۱۴۰۰ عبارت «مدت اعتبار» و همان جمله سقف سه‌ساله را حذف کرد. پس اگر در فرم‌ها یا دستورالعمل داخلی شرکت هنوز شرطی با عنوان «چک با تاریخ بیش از سه سال پذیرفته نمی‌شود» به استناد قانون آمده، مبنای آن را دوباره بررسی کنید. ^[۲]

چک دریافتنی؛ سند دریافت، واگذاری به بانک، وصول و برگشت

در زمان دریافت چک، طلب از مشتری به سند تجاری تبدیل می‌شود: «اسناد دریافتنی نزد صندوق» بدهکار و حساب دریافتنی همان مشتری بستانکار می‌شود. وقتی برگه به بانک سپرده می‌شود، حساب واسطی به نام «چک‌های در جریان وصول» بدهکار و اسناد نزد صندوق بستانکار می‌شود؛ این حساب نشان می‌دهد چک از دست صندوق خارج شده ولی هنوز پولی نرسیده است. در وصول، بانک بدهکار و حساب در جریان وصول بستانکار می‌شود. اگر چک برگردد، حساب در جریان وصول بسته و مبلغ به حسابی مانند «اسناد دریافتنی برگشتی» یا «اسناد واخواستی» به نام همان مشتری منتقل می‌شود تا از طلب‌های عادی جدا دیده شود. ^[۸]

زمان ارائه به بانک هم قاعده دارد. طبق ماده ۳ مکرر قانون صدور چک، چک فقط در تاریخ مندرج یا پس از آن قابل وصول است؛ پس واگذاری زودتر از سررسید، فقط برگه را در صف بانک می‌گذارد. اگر موجودی صادرکننده کمتر از مبلغ چک باشد، ماده ۵ اصلاحی به دارنده اجازه می‌دهد موجودی حساب را بگیرد و برای کسری گواهی بخواهد؛ در این حالت گواهی بانک برای مبلغ پرداخت‌نشده جانشین اصل چک می‌شود. در دفتر هم باید همین دو بخش را جدا ثبت کرد: مبلغ دریافتی به بانک و کسری به حساب چک برگشتی. ^{[۳] [۱]}

ماده ۴ اصلاحی، بانک را مکلف کرده به درخواست دارنده، عدم پرداخت را فوراً در سامانه یکپارچه بانک مرکزی ثبت کند و گواهی‌ای با کد رهگیری، علت عدم پرداخت و مشخصات صادرکننده بدهد؛ گواهی بدون کد رهگیری در مراجع قضائی و ثبتی پذیرفته نمی‌شود. همین گواهی سند پشتوانه ثبت چک برگشتی در دفتر است و باید پیوست سند شود. طبق ماده ۲۳ اصلاحی، دارنده با همین گواهی می‌تواند از دادگاه صدور اجرائیه برای کسری مبلغ را بخواهد، به شرط آنکه چک مشروط، تضمینی یا موضوع دستور عدم پرداخت ماده ۱۴ نباشد. ^[۱]

• دریافت: بدهکار اسناد دریافتنی نزد صندوق، بستانکار حساب دریافتنی مشتری.
• واگذاری به بانک: بدهکار چک‌های در جریان وصول، بستانکار اسناد دریافتنی نزد صندوق.
• وصول کامل: بدهکار بانک، بستانکار چک‌های در جریان وصول.
• برگشت کامل: بدهکار اسناد دریافتنی برگشتی (به نام مشتری)، بستانکار چک‌های در جریان وصول.
• عودت چک به صادرکننده پیش از واگذاری: بدهکار حساب دریافتنی مشتری، بستانکار اسناد دریافتنی نزد صندوق.

خرج کردن چک دریافتی و انتقال آن در سامانه صیاد

خرج‌کردن چک، یعنی دادن چک مشتری به تأمین‌کننده بابت بدهی شرکت، در گذشته با پشت‌نویسی انجام می‌شد. تبصره ۱ ماده ۲۱ مکرر، پس از اصلاح ۱۴۰۰، برای برگه‌هایی که از دسته‌چک‌های ارائه‌شده پس از پایان اسفند ۱۳۹۹ هستند، سه حکم دارد: تسویه فقط در سامانه چکاوک و در وجه دارنده نهایی ثبت‌شده در صیاد انجام می‌شود، صدور و پشت‌نویسی چک در وجه حامل ممنوع است و ثبت انتقال در صیاد جایگزین پشت‌نویسی است. اگر مالکیت در صیاد ثبت نشده باشد، بانک وجه را نمی‌پردازد. برگه‌های دسته‌چک‌های قدیمی‌تر تابع قانون زمان ارائه دسته‌چک‌اند و بدون ثبت در صیاد پرداخت می‌شوند. ^{[۱] [۲]}

سند خرج چک ساده است: حساب پرداختنی تأمین‌کننده بدهکار و اسناد دریافتنی نزد صندوق بستانکار می‌شود. اما ریسک با این سند تمام نمی‌شود. ماده ۳۱۴ قانون تجارت مقررات ضمانت صادرکننده و ظهرنویس‌ها و اعتراض و اقامه دعوی را از برات به چک هم سرایت داده و ماده ۲۴۹ همان قانون، صادرکننده و ظهرنویس‌ها را در برابر دارنده مسئول تضامنی دانسته است. پس تا چکِ خرج‌شده وصول نشده، شرکت در برابر طرف سوم در معرض رجوع است. بسیاری از شرکت‌ها برای دیدن این ریسک، فهرست چک‌های خرج‌شده وصول‌نشده را در حساب انتظامی یا گزارش جداگانه نگه می‌دارند؛ این یک رویه کنترلی است، نه الزام قانون. ^{[۴] [۸]}

ماده ۳۱۵ قانون تجارت مهلتی هم برای حفظ این حق رجوع دارد: اگر چک در همان محل صدور پرداختنی است، دارنده باید ظرف پانزده روز از تاریخ صدور و اگر از شهری به شهر دیگر صادر شده، ظرف چهل‌وپنج روز وجه آن را مطالبه کند؛ وگرنه دعوای او علیه ظهرنویس مسموع نیست. اگر شرکت شما خودش چکی را از طرف دیگری گرفته و قرار است در صورت برگشت به او رجوع کند، واگذاری به‌موقع به بانک فقط یک کار خزانه نیست، یک شرط حقوقی است. ^[۴]

چک پرداختنی؛ صدور، پاس شدن و پیامد برگشت برای صادرکننده

در صدور چک پرداختنی، حساب پرداختنی طرف مقابل بدهکار و «اسناد پرداختنی» بستانکار می‌شود و در روز پاس‌شدن، اسناد پرداختنی بدهکار و بانک بستانکار می‌شود. پیش از تحویل برگه، صدور باید در صیاد با هویت گیرنده، مبلغ و تاریخ ثبت شود. ماده ۳ قانون صدور چک صادرکننده را مکلف می‌کند در تاریخ مندرج معادل مبلغ چک وجه نقد در حساب داشته باشد و چک را طوری تنظیم نکند که به علت مغایرت امضا، قلم‌خوردگی یا اختلاف مندرجات پرداخت نشود؛ شرطی هم که در متن چک برای پرداخت نوشته شود، در بانک اثری ندارد. ^{[۳] [۱]}

برگشت چک صادره برای شرکت هزینه عملیاتی سنگینی دارد. طبق ماده ۵ مکرر، پس از ثبت عدم پرداخت یا کسری در سامانه یکپارچه، بیست‌وچهار ساعت بعد همه بانک‌ها تا رفع سوءاثر این محدودیت‌ها را اعمال می‌کنند: افتتاح نشدن حساب و کارت جدید، مسدود شدن وجوه حساب‌ها به میزان کسری، پرداخت نشدن تسهیلات و صدور نشدن ضمانت‌نامه، و گشایش نیافتن اعتبار اسنادی. اگر چک به وکالت یا نمایندگی از صاحب حساب، مثلاً یک شرکت، صادر شده باشد، تبصره ۲ همین محدودیت‌ها را درباره وکیل یا نماینده هم اعمال می‌کند، مگر آنکه در مرجع قضائی صالح ثابت شود عدم پرداخت به عمل صاحب حساب یا نماینده بعدی او برمی‌گردد. ^[۱]

تبصره ۳ ماده ۵ مکرر راه‌های رفع سوءاثر را برشمرده است؛ از جمله واریز کسری به همان حساب جاری با درخواست مسدودی، که بانک باید مبلغ را تا مراجعه دارنده و حداکثر یک سال نگه دارد و ظرف سه روز به دارنده اطلاع دهد، ارائه لاشه چک، رضایت‌نامه رسمی دارنده، نامه مرجع قضائی یا ثبتی درباره اتمام عملیات اجرائی، حکم برائت ذمه، و گذشت سه سال از صدور گواهی در صورتی که دارنده دعوایی طرح نکرده باشد. در دفتر، چک صادره‌ای که برگشته همچنان در اسناد پرداختنی می‌ماند تا یکی از این راه‌ها طی و بدهی تسویه شود. ^[۱]

نمونه عددی؛ یک چک از دریافت تا برگشت ناقص و تسویه

فرض کنید شرکتی در ۵ مهر ۱۴۰۵ بابت فروش، یک چک صیادی ۴۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی با سررسید ۲۰ آبان از مشتری «الف» می‌گیرد و پیش از پذیرش، ثبت آن به نام شرکت را در صیاد کنترل می‌کند. ۱۸ آبان چک به بانک واگذار می‌شود. در سررسید، موجودی صادرکننده فقط ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است؛ شرکت طبق ماده ۵ موجودی را می‌گیرد و برای کسری ۱۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال گواهی با کد رهگیری دریافت می‌کند. یک هفته بعد مشتری کسری را به حساب جاری خود واریز و درخواست مسدودی می‌کند و بانک مبلغ را به شرکت می‌پردازد. سندها به ترتیب در فهرست زیر آمده است. ^{[۱] [۸]}

همین شرکت در ۱۰ آذر چک دیگری به مبلغ ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال را که از مشتری «ج» گرفته، با ثبت انتقال در صیاد به تأمین‌کننده «د» می‌دهد و هم‌زمان برای تأمین‌کننده «ب» چکی ۲۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی از دسته‌چک خودش صادر و در صیاد ثبت می‌کند. اگر چک «ج» در سررسید برگردد و «د» برای دریافت طلبش به شرکت رجوع کند، بدهی شرکت به «د» دوباره برقرار و طلب از «ج» به حساب چک برگشتی منتقل می‌شود. در پایان، مانده هر حساب واسط باید صفر یا برابر جمع برگه‌های باز همان وضعیت باشد. ^{[۴] [۲]}

• ۵ مهر، دریافت: بدهکار اسناد دریافتنی نزد صندوق ۴۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ بستانکار حساب دریافتنی مشتری الف ۴۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• ۱۸ آبان، واگذاری: بدهکار چک‌های در جریان وصول ۴۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ بستانکار اسناد دریافتنی نزد صندوق ۴۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• ۲۰ آبان، وصول ناقص: بدهکار بانک ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و اسناد دریافتنی برگشتی مشتری الف ۱۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ بستانکار چک‌های در جریان وصول ۴۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• ۲۷ آبان، دریافت کسری: بدهکار بانک ۱۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ بستانکار اسناد دریافتنی برگشتی مشتری الف ۱۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• ۱۰ آذر، خرج چک ج: بدهکار حساب پرداختنی د ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ بستانکار اسناد دریافتنی نزد صندوق ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• ۱۰ آذر، صدور چک برای ب: بدهکار حساب پرداختنی ب ۲۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ بستانکار اسناد پرداختنی ۲۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ در روز پاس‌شدن، بدهکار اسناد پرداختنی و بستانکار بانک به همین مبلغ.
• اگر چک خرج‌شده ج برگردد: بدهکار اسناد دریافتنی برگشتی مشتری ج ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ بستانکار حساب پرداختنی د ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.

خطاهای رایج، ذخیره مطالبات و تغییرات چک در ۱۴۰۵

رایج‌ترین خطا این است که چک واگذارشده به بانک مستقیم به حساب بانک برود و حساب در جریان وصول اصلاً ساخته نشود؛ در این حالت مانده بانک در دفتر با صورتحساب بانکی نمی‌خواند و چک برگشتی دیر دیده می‌شود. خطای دیگر، بستن حساب مشتری با دریافت چک و فراموش‌کردن اینکه پول هنوز نزد اوست؛ گزارش طلب مشتری باید چک‌های نزد صندوق، در جریان وصول و خرج‌شده وصول‌نشده را کنار مانده حساب نشان دهد. خطای سوم، ثبت نکردن انتقال در صیاد در کنار سند دفتر است؛ چکی که در دفتر خرج شده ولی در صیاد هنوز به نام شرکت است، برای گیرنده قابل وصول نیست. ^{[۸] [۲]}

برای چکی که برگشته و وصولش مشکوک است، بند ۱۱ ماده ۱۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول را با سه شرط هزینه قابل قبول می‌داند: طلب مربوط به فعالیت مؤسسه باشد، احتمال غالب برای وصول نشدن وجود داشته باشد و در دفاتر به حساب مخصوص برده شود. بند ۲۳ همان ماده هم مطالبات لاوصول را، به شرط اثبات از طرف مؤدی، به میزان مازاد بر مانده ذخیره قابل قبول می‌داند. گواهی عدم پرداخت با کد رهگیری و سوابق پیگیری حقوقی، مدارکی‌اند که این شرط‌ها را در رسیدگی مالیاتی پشتیبانی می‌کنند. ^[۵]

در ۱۴۰۵ دو تغییر اجرایی هم به کار خزانه مربوط است. بانک مرکزی اجرای «نقشه راه توسعه چک الکترونیکی» را از اول مهر ۱۴۰۵ به بانک‌ها ابلاغ کرده است: در فاز اول تا پایان آذر، سهم دسته‌چک‌های الکترونیکی از کل دسته‌چک‌های صادره و سهم چک‌های الکترونیکی واگذارشده از درگاه‌های غیرحضوری باید به ۲۵ درصد برسد و این هدف از دی تا پایان اسفند به ۴۰ درصد افزایش می‌یابد. این برنامه، به گزارش ایبنا، با هدف حرکت به سمت ممنوعیت صدور چک کاغذی از ابتدای سال سوم برنامه هفتم تدوین شده است. برای حسابدار یعنی شماره و تصویر برگه کاغذی به‌تدریج جای خود را به شناسه صیادی و سابقه الکترونیکی می‌دهد و پیوست سند هم باید همین را نگه دارد. ^{[۶] [۷]}

چک‌لیست عملیات چک در واحد خزانه

این فهرست را برای کنترل ماهانه دفتر چک و پیش از بستن دوره به کار ببرید. هر بند به یکی از مواد قانونی یا سندهای بالا برمی‌گردد و هدفش این است که مانده هر حساب واسط با فهرست برگه‌ها، صورتحساب بانک و وضعیت صیاد یکی باشد. ^{[۱] [۴] [۸]}

• پیش از پذیرش چک، ثبت صدور به نام شرکت در صیاد و هم‌خوانی مبلغ و تاریخ با برگه را کنترل کنید.
• برای نزد صندوق، در جریان وصول، برگشتی و خرج‌شده حساب جدا داشته باشید و مانده هر کدام را با فهرست برگه‌ها تطبیق دهید.
• چک را در تاریخ مندرج یا پس از آن به بانک بسپارید و مهلت پانزده یا چهل‌وپنج روزه ماده ۳۱۵ را برای حفظ رجوع به ظهرنویس از دست ندهید.
• برای هر برگشت، گواهی عدم پرداخت با کد رهگیری را پیوست سند کنید و وصول ناقص را دو بخش ثبت کنید.
• هر خرج چک را هم‌زمان در دفتر و با ثبت انتقال در صیاد انجام دهید و فهرست چک‌های خرج‌شده وصول‌نشده را جدا گزارش کنید.
• چک صادره را فقط با ثبت هویت گیرنده، مبلغ و تاریخ در صیاد تحویل دهید و موجودی سررسیدهای هفته آینده را از قبل بسنجید.
• برای چک‌های برگشتی کهنه، شرایط بند ۱۱ ماده ۱۴۸ را بسنجید و ذخیره را در حساب مخصوص ثبت کنید.