آموزش سامانه جامع تجارت (ntsw.ir)؛ ثبت‌نام، ورود، کارت بازرگانی و ثبت سفارش

سامانه جامع تجارت چیست و چه کسی باید از آن استفاده کند؟

سامانه جامع تجارت ایران با نشانی ntsw.ir درگاه یکپارچه وزارت صنعت، معدن و تجارت برای کارهای تجاری است: از ثبت‌نام و گرفتن نقش بازرگان تا کارت بازرگانی، شناسه کالا، ثبت سفارش واردات، عملیات ارزی و ثبت گردش کالا در داخل کشور. صفحه ورود سامانه در sso.ntsw.ir است و مستندات آموزشی، ویدئوها، اطلاعیه‌ها و پرسش‌های متداول در پایگاه اطلاع‌رسانی info.ntsw.ir منتشر می‌شوند. هر کسی که بخواهد با سامانه یا زیرسامانه‌های آن کار کند، ابتدا باید ثبت‌نام کند و سپس بر اساس نیازش صلاحیت‌ها و نقش‌های لازم را از بخش «بارگذاری صلاحیت‌ها» بگیرد. ^{[۱] [۵]}

سه گروه بیشترین سروکار را با این سامانه دارند. گروه اول واردکنندگان و صادرکنندگان‌اند که با کارت بازرگانی نقش «بازرگان» حقیقی یا حقوقی می‌گیرند؛ فعالان مناطق آزاد و ویژه اقتصادی با استعلام مجوز دبیرخانه شورای عالی مناطق آزاد نقش جداگانه‌ای دریافت می‌کنند. گروه دوم تولیدکنندگانی‌اند که برای نیاز تولید خود واردات دارند یا باید تولیدشان را در تجارت داخلی اظهار کنند. گروه سوم فعالان زنجیره کالاهای مشمول‌اند: واردکننده، تولیدکننده، توزیع‌کننده، عمده‌فروش و خرده‌فروش این کالاها با نقش «تاجر» ورود کالا، فروش و جابه‌جایی انبار را ثبت می‌کنند. طبق ابلاغیه شماره ۵۸۲۵۵۸۰ مورخ ۲۲ مرداد ۱۴۰۴ وزارت صنعت، معدن و تجارت، کالاهای مشمول ثبت در سامانه شامل فلزات گران‌بها، لوازم خانگی و برقی و الکترونیکی، نهاده‌ها و کالاهای اساسی، محصولات دخانی و پوشاک، کیف، کفش و منسوجات است و برای گروه‌هایی مانند مقاطع فولادی، مواد اولیه وارداتی و ماشین‌آلات، قواعد در ثبت سفارش، خرید از بورس کالا یا تخصیص سهمیه ارزی اعمال می‌شود. ^{[۵] [۳] [۱۲]}

این ثبت‌ها تشریفاتی نیستند. همان ابلاغیه می‌گوید ضمانت اجرای ردیف‌های اول تا ششم فهرست، طبق تبصره ۴ ماده ۱۸ قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز، ضبط کالا و حسب مورد جریمه نقدی است که حداقل آن برای کالای مجاز و مجاز مشروط یک برابر و برای کالای یارانه‌ای دو برابر ارزش کالاست. در ماده ۵ همان ابلاغیه هم آمده که طبق ماده ۶ مکرر ۲ این قانون، همه کالاها باید در سامانه جامع انبارها و مراکز نگهداری کالا ثبت شوند. نتیجه عملی برای یک شرکت بازرگانی این است که موجودی ثبت‌شده در سامانه، موجودی واقعی انبار و کاردکس دفاتر باید با هم بخوانند. ^[۱۲]

رابطه این سامانه با سامانه‌های دیگر را باید درست فهمید. شناسه کالایی که در سامانه جامع تجارت گرفته می‌شود، همان زبان مشترک کالاست که صورتحساب الکترونیکی سامانه مودیان هم به آن نیاز دارد؛ راهنمای رسمی شناسه عمومی و اختصاصی می‌گوید وزارت صمت متولی کدگذاری کالا و خدمات است و اگر قبلاً از درگاه سامانه جامع تجارت شناسه گرفته‌اید، همان را در صورتحساب الکترونیکی به کار می‌برید. در سمت گمرک، کد ساتا که پس از ثبت منشأ ارز صادر می‌شود باید با اظهارنامه گمرکی بخواند و پس از ترخیص، «اعلام ترخیص کالا» با کوتاژ گمرکی در همین سامانه ثبت می‌شود. در سمت ارز، ثبت سفارش بانکی و منشأ ارز به بانک عامل و بانک مرکزی می‌رود، اما خرید و فروش ارز در این سامانه انجام نمی‌شود؛ سامانه در آذر ۱۴۰۳ فهرست رسمی «تعرفه‌های صادراتی ملزم به انجام فرایند واگذاری ارز حاصل از صادرات از بستر مرکز مبادله ارز و طلای ایران» را منتشر کرده است، یعنی واگذاری ارز صادراتی آن تعرفه‌ها از مسیر مرکز مبادله می‌گذرد. پس این سامانه جای سامانه مودیان، گمرک یا بازار ارز را نمی‌گیرد؛ داده آن‌ها را به هم وصل می‌کند. ^{[۹] [۲] [۱۵]}

ثبت‌نام و ورود به سامانه جامع تجارت؛ از حساب مدیرعامل تا نقش پایه حقوقی

ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت فقط برای اشخاص حقیقی ممکن است. شرکت حساب مستقلی باز نمی‌کند: مدیرعامل با اطلاعات هویتی خودش ثبت‌نام می‌کند، با نقش «پایه حقیقی» وارد می‌شود و از منوی «عملیات پایه» گزینه «معرفی شخصیت حقوقی» را می‌زند. اگر اطلاعات شرکت و مدیرعامل در استعلام ثبت شرکت‌ها تأیید شود، نقش «پایه حقوقی» همان لحظه ساخته می‌شود؛ وگرنه سامانه اسناد می‌خواهد. شماره همراه باید به نام صاحب همان کد ملی باشد و کد پستی محل سکونت از اداره پست استعلام می‌شود. مراحل گام‌به‌گام پایان همین بخش از راهنمای عملیات پایه (تیر ۱۴۰۳) و پرسش‌های متداول به‌روزشده در شهریور ۱۴۰۵ گرفته شده است. ^{[۵] [۲]}

چند محدودیت ورود را از روز اول بدانید. سامانه از خارج کشور با IP غیرایرانی و از داخل با فیلترشکن باز نمی‌شود و خطای This site can't be reached می‌دهد. ثبت‌نام فقط با آخرین نسخه کروم یا فایرفاکس در ویندوز و اندروید و سافاری در مک و iOS انجام می‌شود و مرورگر قدیمی پیام «شما مجاز به انجام این کار نمی‌باشید» می‌دهد. دو نفر هم‌زمان نمی‌توانند با یک حساب وارد شوند؛ پیام «کاربران آنلاین» یعنی خروج قبلی درست انجام نشده یا کس دیگری با حساب شما وارد شده است. کد بازیابی کلمه عبور فقط دو دقیقه اعتبار دارد و اگر به شماره قبلی دسترسی ندارید، از گزینه «تغییر شماره تلفن همراه» در صفحه ورود شماره‌ای را ثبت کنید که به نام همان کد ملی باشد. ^{[۲] [۵] [۱]}

اگر مدیرعامل عوض شود، مدیرعامل جدید ثبت‌نام می‌کند و دوباره «معرفی شخصیت حقوقی» را انجام می‌دهد؛ با احراز اطلاعات، شرکت از حساب مدیرعامل قبلی جدا و به حساب او وصل می‌شود. در تجارت داخلی، انتقال نقش تاجر حقوقی از حساب مدیرعامل قبلی با تماس با پشتیبانی انجام می‌شود و تا آن موقع پیامک‌ها ممکن است به مدیرعامل قبلی برود. برای هر مشکل، پس از ورود از گزینه «ثبت و پیگیری مشکل» تیکت ثبت کنید و گروه درست، مثلاً تجارت داخلی یا عملیات ارزی، را انتخاب کنید؛ مرکز تماس سامانه با شماره ۱۲۴ پاسخ می‌دهد. ^{[۲] [۳] [۵]}

• ۱. در sso.ntsw.ir گزینه «ثبت نام» و سپس ثبت‌نام کاربران ایرانی را بزنید؛ کد ملی که از ثبت احوال استعلام می‌شود، شماره همراه به نام خودتان، تلفن ثابت، کد پستی محل سکونت، ایمیل و تاریخ تولد را وارد کنید.
• ۲. کلمه عبور دست‌کم ۸ کاراکتر و ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک انگلیسی، نشانه و عدد باشد؛ تصویر پرسنلی اختیاری است و حداکثر ۲۰۰ کیلوبایت حجم دارد.
• ۳. «ذخیره اطلاعات و ادامه» را بزنید و کد پیامک‌شده را وارد کنید تا ثبت‌نام کامل شود.
• ۴. برای ورود، «کدملی/شناسه فراگیر اتباع»، کلمه عبور و کد امنیتی را وارد کنید؛ گزینه «ورود از طریق درگاه دولت من» هم در همان صفحه هست.
• ۵. اگر رمز دوعاملی فعال باشد، با هر ورود یک کد چهاررقمی پیامک می‌شود؛ فعال یا غیرفعال کردن آن در «مدیریت حساب کاربری» با نقش پایه حقیقی انجام می‌شود.
• ۶. برای شرکت: نقش «پایه حقیقی» مدیرعامل، منوی «عملیات پایه»، گزینه «معرفی شخصیت حقوقی» و سپس «ثبت اطلاعات شخصیت حقوقی».
• ۷. اگر پیام «شما به‌عنوان مدیرعامل شناخته نشدید...» آمد، «ادامه» را بزنید، روزنامه رسمی یا مدرک معتبر دیگر را بارگذاری کنید و پاسخ کارشناس را در «مدیریت کارتابل» ببینید.
• ۸. پس از تأیید، نقش «پایه حقوقی» ساخته می‌شود و کارهای شرکت با همین نقش انجام می‌شود.
• ۹. برای کارمند یا ترخیص‌کار: نماینده ابتدا خودش ثبت‌نام می‌کند؛ سپس از «عملیات پایه»، «مدیریت نمایندگان»، «نماینده جدید» سطح دسترسی را تعیین کنید و نماینده از «مدیریت پیشنهادهای نمایندگی» آن را تأیید کند. اعطای نمایندگی به توکن نیاز دارد.

توکن و امضای الکترونیکی؛ چرا «متقاضی مستقل» حتی برای شرکت

بخشی از کارهای سامانه بدون امضای الکترونیکی انجام نمی‌شود. راهنمای رسمی توکن (اردیبهشت ۱۴۰۳) این موارد را نام می‌برد: اعطا، ویرایش و ابطال نمایندگی، گرفتن شناسه فروشنده خارجی، ابطال ثبت سفارش، ایجاد پرونده جدید و تأیید تعهدنامه ثبت کالا. نکته‌ای که بیشترین اشتباه را می‌سازد نوع گواهی است: همه کاربران سامانه، حقیقی یا حقوقی، دولتی یا غیردولتی، باید «متقاضی مستقل (شخص حقیقی)» را انتخاب کنند. گواهی به نام شخصی است که وارد سامانه می‌شود، معمولاً مدیرعامل، نه به نام شرکت. اگر به کسی نمایندگی داده‌اید، او هم باید برای خودش توکن بگیرد. ^{[۶] [۲]}

سه پیام خطا بیشترین تماس را می‌سازند. «گواهی ارسالی به نقش جاری تعلق ندارد» یعنی گواهی انتخاب‌شده به نام کسی که وارد سامانه شده نیست یا به نام شرکت صادر شده است؛ اگر چند گواهی روی توکن است، از More Choices نام درست را انتخاب کنید و اگر نام او نیست، برایش گواهی متقاضی مستقل بگیرید. «عدم شناسایی توکن» معمولاً با خاموش کردن پروکسی، فایروال ویندوز و آنتی‌ویروس، انتخاب No Proxy در تنظیمات مرورگر، حذف و نصب دوباره آخرین نسخه توکن و دستینه و سپس Ctrl+F5 رفع می‌شود. «تاریخ اعتبار توکن منقضی شده است» هم با تمدید در دفتر اسناد رسمی یا به‌صورت غیرحضوری طبق راهنمای مستندات عمومی سامانه برطرف می‌شود. ^{[۲] [۶]}

• ۱. با کروم یا فایرفاکس به www.gica.ir بروید و «ثبت‌نام غیرحضوری گواهی الکترونیکی» را با همان مشخصات حساب سامانه جامع تجارت انجام دهید.
• ۲. اطلاعات هویتی را وارد، رمز یک‌بار مصرف را تأیید و فرم تکمیل اطلاعات را پر کنید.
• ۳. پس از ورود به حساب مرکز صدور گواهی، «ثبت درخواست گواهی الکترونیکی» را بزنید و نوع گواهی را «متقاضی مستقل» بگذارید؛ اگر وکیل شما به دفتر ثبت‌نام می‌رود، بخش اطلاعات نماینده را هم پر کنید و «پیش ثبت‌نام» را بزنید.
• ۴. هزینه را آنلاین بپردازید و با کد رهگیری به نزدیک‌ترین دفتر ثبت‌نام بروید و توکن را تحویل بگیرید.
• ۵. پیش از نصب، آنتی‌ویروس را غیرفعال کنید و با دسترسی Administrator وارد ویندوز شوید؛ در برخی سیستم‌ها پروکسی مرورگر، فایروال و پروکسی ویندوز هم باید خاموش شود.
• ۶. درایور توکن را با Run as administrator نصب کنید، برنامه توکن را باز و با رمز آن Login کنید.
• ۷. نسخه ویندوز نرم‌افزار دستینه را نصب کنید.
• ۸. در سامانه جامع تجارت با Ctrl+F5 صفحه را تازه کنید؛ هنگام ثبت عملیات، در پنجره Certificate نام شخص واردشده را انتخاب و رمز توکن را وارد کنید.

کارت بازرگانی در سامانه جامع تجارت؛ از درگاه مجوزها تا چاپ کارت

درخواست صدور کارت بازرگانی از خود سامانه جامع تجارت شروع نمی‌شود. طبق راهنمای رسمی (تیر ۱۴۰۳)، متقاضی ابتدا درخواست را در درگاه ملی مجوزها (mojavez.ir) ثبت می‌کند و پس از تأیید آن، حداکثر ۴۸ ساعت فرصت دارد فرم را در سامانه جامع تجارت کامل و ثبت نهایی کند. درخواستی که بیش از ۴۸ ساعت در وضعیت پیش‌نویس بماند، خودکار به «حذف توسط متقاضی» می‌رود و باید دوباره در درگاه مجوزها ثبت شود. اگر در سامانه اتاق بازرگانی درخواست بازی دارید، سامانه جامع اجازه شروع فرایند جدید نمی‌دهد و باید تکلیف آن درخواست را در اتاق روشن کنید. تعهدنامه کارت بازرگانی هم جای فرم «دال» را گرفته است. ^{[۷] [۲]}

سه پیش‌شرط بیشترین رد را می‌سازند. اول، حساب جاری و دسته‌چک صیادی الزامی است و برای درخواست حقوقی دسته‌چک باید به نام شرکت باشد؛ اگر شبای آن حساب نمایش داده نشود، راه‌حل در بانک عامل است نه در سامانه. دوم، پرونده مالیاتی لازم است و اگر کد پستی اقامتگاه قانونی در پرونده مالیاتی انتخاب‌شده با کد پستی دفتر مرکزی فرق کند، نتیجه استعلام گواهی ماده ۱۸۶ منفی می‌شود؛ پس پیش از درخواست، نشانی پرونده مالیاتی را با نشانی ثبتی و درخواست درگاه مجوزها یکی کنید. سوم، گواهی عدم سوءپیشینه دو ماه اعتبار دارد و دارندگان دیپلم باید پیش از درخواست تأییدیه تحصیلی بگیرند. استعلام شرط‌ها سیستمی است و به گفته راهنما، در بیشتر موارد پاسخ در کمتر از چند ساعت می‌آید؛ در وضعیت «نیازمند رفع نقص» توضیح کارشناس را بخوانید و در وضعیت «رد سازمان» به اداره صمت استان مراجعه کنید. ^{[۷] [۲]}

در یک سال گذشته دو تغییر مهم رخ داده است. به گزارش اقتصادآنلاین به نقل از سازمان توسعه تجارت، از ۹ آذر ۱۴۰۴ کارت‌های بازرگانی فاقد رتبه‌بندی دیگر امکان صادرات ندارند. به گزارش تجارت‌نیوز در ۲۷ اسفند ۱۴۰۴، سازمان توسعه تجارت اعتبار همه کارت‌هایی را که تاریخ انقضایشان بین ۱ بهمن و ۸ اسفند ۱۴۰۴ بود، خودکار تا ۹ خرداد ۱۴۰۵ تمدید کرد و دلیل آن را «حمایت از فعالیت‌های اقتصادی و جلوگیری از هرگونه خلل در تأمین کالا» اعلام کرد؛ اگر کارت شما از این تمدید استفاده کرده است، تاریخ فعلی را در سربرگ کارت بازرگانی کنترل کنید. رتبه‌بندی به صورت‌های مالی هم گره خورده است: ورود به سامانه جام برای ثبت صورت‌های مالی از «عملیات رتبه‌بندی و مالی» و «مدیریت صورت‌های مالی» است و طبق پاسخ‌های منتشرشده سامانه، برای کسی که رتبه‌بندی نشده سقف واردات ۵۰۰ هزار دلار در نظر گرفته می‌شود. هزینه صدور و تمدید را از منبع رسمی روز بپرسید؛ رقم رسمی تأییدشده‌ای برای ۱۴۰۵ در منابع این راهنما نبود. ^{[۱۳] [۱۴] [۲]}

• ۱. در mojavez.ir درخواست کارت بازرگانی را ثبت و تأییدیه را بگیرید.
• ۲. در سامانه جامع تجارت با نقش «پایه حقوقی» برای کارت شرکت یا «پایه حقیقی» برای کارت شخصی، مسیر «عملیات پایه»، «بارگذاری صلاحیت‌ها»، سربرگ «کارت بازرگانی» و «درخواست صدور» یا «تمدید» را بروید.
• ۳. تعهدنامه را بپذیرید؛ اگر کارت قدیمی دفترچه‌ای دارید، شماره حداکثر ۶ رقمی آن را وارد کنید.
• ۴. اطلاعات لاتین را کامل کنید؛ کد پستی دفتر مرکزی از درگاه مجوزها می‌آید و در این فرم قابل تغییر نیست. برای تغییرش باید درخواست را حذف و از نو در درگاه ثبت کنید.
• ۵. یکی از سه شرط را انتخاب کنید: مدرک تحصیلی، سه سال سابقه فعالیت تجاری با تأیید اتاق بازرگانی، یا پروانه بهره‌برداری که بیش از دو سال از صدورش گذشته باشد.
• ۶. در اطلاعات مالی، شبای حساب جاری دارای دسته‌چک صیادی و شماره رهگیری پرونده مالیاتی و کد آیسیک مربوط به فعالیت بازرگانی را انتخاب کنید.
• ۷. گواهی عدم سوءپیشینه معتبر را ثبت کنید، برای شرکت اطلاعات سهام‌داران را بیفزایید و «ثبت درخواست» را بزنید.
• ۸. وضعیت را در «مدیریت درخواست‌ها» دنبال کنید: «در حال بررسی سازمان»، سپس «در حال بررسی اتاق بازرگانی» و در پایان «چاپ کارت بازرگانی».
• ۹. پس از صدور یا تمدید، از همان سربرگ «به‌روزرسانی اطلاعات» یا «استعلام اطلاعات» را بزنید تا نقش بازرگان ساخته یا به‌روز شود.

شناسه کالا در سامانه جامع تجارت؛ پیش‌نیاز ثبت سفارش و صورتحساب

پیش از ثبت سفارش کالاهایی که مشمول شناسه‌اند، شناسه کالا لازم است. شناسه کالا به مجموعه‌ای از ویژگی‌های ماهوی کالا مثل نوع، جنس، مدل و نام تجاری داده می‌شود و طبق قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز زبان مشترک شناسایی کالا در زنجیره تجاری است. با شناسه رهگیری فرق دارد: کالاهای با توصیف یکسان یک شناسه کالا دارند، اما شناسه رهگیری برای تک‌تک واحدهای کالا جداست. مالک شناسه وزارت صمت است و هر کاربر می‌تواند از شناسه‌ای که دیگران قبلاً گرفته‌اند استفاده کند. در سامانه جامع تجارت فقط شناسه ۱۳ رقمی به کار می‌رود و شناسه تکمیلی ۱۶ رقمی فقط در خود سامانه شناسه کالا کاربرد دارد. مراحل زیر خلاصه راهنمای دریافت شناسه کالای وارداتی (مهر ۱۴۰۳) است. ^{[۴] [۸]}

• ۱. با نقش بازرگان حقیقی یا حقوقی وارد شوید و منوی «عملیات شناسه کالا» را باز کنید.
• ۲. اول با «جستجوی کالا» ببینید شناسه مناسب قبلاً ثبت شده است یا نه؛ اگر هست، آن را به «کالای منتخب من» اضافه کنید.
• ۳. اگر نیست، «ثبت کالای وارداتی» را بزنید و سرفصل کالا را با جست‌وجوی نام یا کد پیدا کنید.
• ۴. شناسه بین‌المللی مثل GTIN را وارد کنید یا «فاقد شناسه» را بزنید؛ برای برخی گروه‌ها GTIN اجباری است و گزینه فاقد شناسه بسته می‌شود.
• ۵. فیلدهای توصیفی اجباری، واحد شمارش و در صورت نیاز ضریب تبدیل، سپس فیلدهای اختیاری و پیوست را کامل و اطلاعات را تأیید نهایی کنید؛ اگر مقداری در فهرست نبود، «درخواست مقدار جدید» بدهید و نتیجه نظارت را در «درخواست‌های در گردش» ببینید.

ثبت سفارش، منشأ ارز و کد ساتا؛ مسیر یک پرونده واردات

ثبت سفارش با نقش بازرگان حقیقی یا حقوقی از «عملیات تجارت خارجی»، «مدیریت پرونده ثبت سفارش» و «پرونده جدید» شروع می‌شود. مهم‌ترین تصمیم اول کار «حالت ثبت سفارش» است، چون پس از گرفتن شماره پرونده قابل ویرایش نیست. مقدار پیش‌فرض «هیچ‌کدام» است؛ «نیاز تولید خود» فقط برای دارنده واحد تولیدی با پروانه بهره‌برداری است؛ «واردات بدون سابقه تا ۵۰۰ هزار دلار» برای کسی است که سابقه واردات آن کالا را ندارد، و طبق پرسش‌های متداول تا وقتی فروش دست‌کم ۴۰ درصد کالای وارداتی در تجارت داخلی ثبت نشود، پرونده تازه با این حالت ممکن نیست. راهنمای ثبت پرونده (مهر ۱۴۰۳) یک محدودیت دیگر هم دارد: اگر کارت بازرگانی را بعد از سال ۱۴۰۳ گرفته‌اید و دستگاه مجوزدهنده ارزی شما وزارت صمت است، فقط با حالت «هیچ‌کدام» و حداکثر ۱۰۰ هزار دلار ثبت سفارش می‌کنید. ^{[۱۰] [۲]}

اعداد کلیدی پرونده را کنار تقویم کار نگه دارید. اعتبار ثبت سفارش شش ماه است و هر تمدید سه ماه از تاریخ پایان اعتبار اضافه می‌کند؛ برای پرونده‌های با عملیات ارزی بانکی محدودیتی در تعداد تمدید نیست، ولی پرونده‌های بدون انتقال ارز محدودیت ویرایش و تمدید دارند. کارمزد افتتاح معادل ریالی یک دوهزارم مجموع فوب کالاها، حمل و سایر هزینه‌ها در زمان پرداخت است؛ در ویرایش بر مابه‌التفاوت و در تمدید فقط بر کالاهای ترخیص‌نشده محاسبه می‌شود و حداقل آن معادل ریالی ۱۰۰ یورو است. برای پرونده‌هایی که ابزار پرداختشان اعتبار اسنادی یا برات اسنادیِ معتبر است، کارمزد تمدید همان ۱۰۰ یورو است. مهلت پرداخت کارمزد ۱۵ روز است و اگر بگذرد، با ویرایش یک فیلد غیرمهم مهلت تازه می‌گیرید. برای ثبت منشأ ارز، معتبر بودن کارت بازرگانی الزامی نیست. ^{[۱۰] [۲]}

بعد از ترخیص، کار در تجارت داخلی ادامه دارد. برای کالاهایی که در ثبت سفارش با شناسه کالا ثبت شده‌اند، پس از اعلام ترخیص یک انبار و یک سند اظهار موجودی خودکار ساخته می‌شود و فروش همان موجودی از «انتقال مالکیت» ثبت می‌شود؛ اگر ثبت سفارش بدون شناسه بوده، بازرگان باید نقش تاجر بسازد و خودش انبار و موجودی را اظهار کند. مبلغ فروش در انتقال مالکیت، قیمت خالص یک واحد پس از افزودن مالیات بر ارزش افزوده و کسر تخفیف است. انباری که تازه ثبت می‌شود یک ماه قابل استفاده است و در این مدت باید مالکیت یا بهره‌برداری آن را در اداره صنعت، معدن و تجارت محل تأیید کنید. ^[۳]

کارمزدها از اردیبهشت ۱۴۰۵ از «سامانه پرداخت متمرکز» هم پرداخت می‌شوند. طبق راهنمای رسمی آن، پرداخت از درگاه اینترنتی ویژه بانک‌های ملت و ملی یا از کیف پول الکترونیکی ویژه بانک ملت انجام می‌شود، کیف پول از منوی «مدیریت پرداخت» با کارت‌های شتاب شارژ می‌شود و برداشت از آن فقط به شبای متعلق به صاحب کیف و با کسر کارمزد پایا است. بخش «گزارش تراکنش‌ها» خروجی می‌دهد؛ مانده کیف پول را مثل یک پیش‌پرداخت در دفاتر نگه دارید و ماهانه با همین گزارش تطبیق کنید. ^[۱۱]

• ۱. اطلاعات اصلی: شماره، تاریخ و اعتبار پیش‌فاکتور، کشور ذی‌نفع، حالت ثبت سفارش، فروشنده خارجی دارای شناسه و در صورت نیاز واحد تولیدی.
• ۲. گمرکی و حمل: نوع قرارداد یا اینکوترمز، روش حمل، مرز ورودی، گمرک مقصد، کشور مبدأ و در صورت ترخیص چندمرحله‌ای «حمل به‌دفعات».
• ۳. مالی و بانکی: مبلغ کل پیش‌فاکتور برابر جمع فوب کالاها به‌علاوه حمل و سایر هزینه‌ها منهای تخفیف؛ سپس نوع عملیات ارزی (بانکی یا بدون انتقال ارز)، بانک، شعبه و محل تأمین ارز.
• ۴. کالاها: کد تعرفه هشت‌رقمی، شناسه کالا یا IRC و IVC در صورت لزوم، و واحد و مقدار دقیقاً همان که در اظهارنامه گمرکی خواهید نوشت.
• ۵. تصویر پیش‌فاکتور و قرارداد را بارگذاری و «ثبت» را بزنید تا پرونده شماره ۹ رقمی و وضعیت «جدید» بگیرد.
• ۶. از «جزئیات» پرونده «استعلام ضوابط» را بزنید؛ اگر «رد پیش‌فاکتور» شد، علت را در «مشاهده سوابق تغییر وضعیت پرونده» ببینید و پرونده را ویرایش کنید.
• ۷. در وضعیت «استعلام‌شده» «درخواست مجوز» بدهید و منتظر پاسخ سازمان‌های مجوزدهنده بمانید.
• ۸. در «آماده ثبت سفارش» «درخواست ثبت سفارش» بزنید، در «آماده پرداخت کارمزد» کارمزد را بپردازید و شماره هشت‌رقمی ثبت سفارش را بگیرید.
• ۹. از «عملیات ارزی»، «تعیین منشأ ارز» و «منشأ ارز بانکی» شماره ثبت سفارش را انتخاب و «ایجاد منشأ ارز جدید» را ثبت کنید.
• ۱۰. در حمل یکسره و حداقل اسناد، کد ساتا پس از تأیید بانک مرکزی خودکار دیده می‌شود؛ در بقیه پرونده‌ها برای صدور کد ساتا باید اعلامیه تأمین ارز را از بانک عامل بگیرید.

آنچه راهنمای رسمی نمی‌گوید؛ خطاهای رایج و راه رفع

دستورالعمل‌های PDF سامانه بیشتر مال ۱۴۰۳ هستند و تصویرهای رابط قدیمی را نشان می‌دهند؛ راه‌حل خطاها در پرسش‌های متداول پراکنده است و به ترتیب مراحل کار چیده نشده است. فهرست زیر رایج‌ترین آن‌ها را از پرسش‌های متداول رسمی تجارت خارجی، شناسه کالا و تجارت داخلی جمع کرده و متن پیام‌ها را همان‌طور آورده که سامانه نشان می‌دهد. پیش از تماس با پشتیبانی، متن دقیق خطا، شماره پرونده و در صورت وجود کد یکتای منشأ ارز و کوتاژ را آماده کنید؛ تیکت بدون این اطلاعات معمولاً یک دور رفت‌وبرگشت اضافه می‌خورد. ^{[۲] [۴] [۳]}

• پیام کد پستی هنگام معرفی شرکت: کد پستی ثبت‌شده در ثبت شرکت‌ها در اداره پست یافت نمی‌شود؛ کد درست را از پست بگیرید، در اداره ثبت شرکت‌ها اصلاح کنید و بعد معرفی را تکرار کنید.
• «شما به این قسمت دسترسی ندارید» برای نماینده: نقش موکل، مثلاً بازرگانی که کارتش منقضی شده، غیرفعال است؛ با فعال شدن دوباره نقش، دسترسی نماینده برمی‌گردد.
• نقش منقضی یا غیرفعال: صلاحیت را نزد مرجع آن، مثل اتاق بازرگانی یا دبیرخانه مناطق آزاد، به‌روز کنید و از «بارگذاری صلاحیت‌ها» دوباره استعلام بگیرید.
• «مهلت شما به اتمام رسیده» وسط کار: کس دیگری با نام کاربری و کلمه عبور شما وارد شده و شما را خارج کرده است؛ کلمه عبور را عوض و رمز دوعاملی را فعال کنید.
• «ممکن است این پیش‌فاکتور توسط شما یا شخص دیگری قبلاً وارد سیستم شده باشد»: دو پرونده با شماره و تاریخ پیش‌فاکتور، کشور ذی‌نفع و کد فروشنده یکسان پذیرفته نمی‌شود.
• «امتیاز لازم در حداقل یکی از طبقه‌ها اخذ نشده است»: فروش یا اعلام ترخیص کالای قبلی را در تجارت داخلی ثبت نکرده‌اید؛ اگر ثبت کرده‌اید، با پشتیبانی تجارت داخلی تماس بگیرید.
• «مبلغ فوب ثبت سفارش باید با مبلغ فوب در پیش‌فاکتور یکسان باشد» در منشأ ارز: تعداد یا مقدار را از تقسیم فوب سند حمل بر قیمت واحد کالا حساب کنید.
• «برای این ثبت سفارش سند حمل فعالی وجود ندارد»: در منشأ ارز بانکی، جز حمل یکسره و حداقل اسناد، اسناد حمل باید پیش‌تر به بانک عامل تحویل و در سامانه بانک ثبت شده باشد.
• منشأ ارز در وضعیت «منتظر ارسال به بانک»: ارتباط با بانک مرکزی موقتاً قطع بوده و درخواست خودکار ارسال می‌شود؛ اگر بیش از ۲۴ ساعت ماند، تیکت بزنید.
• اولویت ۹۹ در سامانه بانک: خطای ارسال ثبت سفارش به بانک مرکزی است و تیکت لازم دارد؛ ۹۸ یعنی پرونده در حال «ویرایش» و ۹۷ یعنی در حال «تمدید» است و بانک تا پایان آن اقدامی نمی‌کند.
• «مغایرت کد ساتا» هنگام اعلام ترخیص: اگر کد در منشأ ارز درست و در اظهارنامه اشتباه است به گمرک بروید؛ اگر برعکس است، تیکت سیستمی با کد ساتای تأییدشده بانک، کوتاژ و کد یکتای منشأ ارز بزنید.
• منشأ ارز قابل ویرایش نیست: پیش از ترخیص، اعلامیه تأمین ارز را در بانک باطل کنید، سپس منشأ ارز را ابطال و دوباره ثبت کنید؛ پس از ترخیص، اصلاح از مسیر اداری بانک عامل است.
• پرداخت کارمزد ناموفق ولی کسر از حساب: اگر پیام موفقیت درگاه نیامده، مبلغ ظرف ۷۲ ساعت برمی‌گردد؛ اگر آمده و وضعیت تا ۳ ساعت به «ثبت سفارش» نرسید، با پشتیبانی تماس بگیرید.
• کالاهای قدیمی در کارتابل شناسه کالا دیده نمی‌شوند: داده‌ها در سامانه هست و برای ثبت سفارش مشکلی ایجاد نمی‌کند؛ کدهای قدیمی ۲۰۰ و ۲۲۲ معتبرند و با ۲۸۰ و ۲۹۰ هم‌ارز شده‌اند.
• «برای انبار در انتظار تأیید نمی‌توانید حواله یا رسید صادر کنید»: تأیید مالکیت یا بهره‌برداری انبار را در اداره صمت محل انجام دهید.
• پیامک «N فاکتور خرید به نام شما ثبت شده است»: سندی در انتظار تأیید شماست؛ آن را در سامانه، اپلیکیشن یا با کد *4*7777# ببینید و تأیید یا رد کنید و فاکتوری را که نمی‌شناسید تأیید نکنید.

چک‌لیست شروع و آنچه در ۱۴۰۵ باید زیر نظر داشت

پیش از اولین پرونده، فهرست پایان این بخش را برای شرکت کامل کنید. هر ردیف به یکی از خطاهای بالا گره خورده است و بیشتر گیرهای سامانه پیش از ورود به آن قابل پیشگیری‌اند: هویت و نقش‌ها طبق راهنمای عملیات پایه، و پیش‌شرط‌های کارت بازرگانی طبق راهنمای صدور و تمدید. ^{[۵] [۷]}

در سمت صادرات، حداقل نسبت بازگشت ارز در سال جاری تغییر کرده است. ایکسپورت در ۹ تیر ۱۴۰۵ به نقل از نامه‌ای به تاریخ ۱۳ خرداد ۱۴۰۵ نوشت نرخ بازگشت ارز حاصل از صادرات تا پایان مرداد ۶۰ درصد و از ابتدای شهریور «تا اطلاع ثانوی» ۷۰ درصد است. همین منبع، به نقل از نامه ۴۰۰۰۴۳/۲۰۰ مورخ ۲۱ فروردین ۱۴۰۵، یک مسیر ویژه را شرح داده است: صادرکنندگانی که تا ۹ خرداد ۱۴۰۵ با قبض انبار کالای اساسی وارد کرده بودند، می‌توانستند تا ۳۱ مرداد ۱۴۰۵ از ارز صادراتی پروانه‌های ۱۴۰۱ به بعد برای رفع تعهد استفاده کنند و معادل پنج درصد ارزش ریالی تعهد ایفانشده را از درگاه مصالحه بپردازند؛ در همین مسیر، ایفای تعهد پروانه‌هایی که مهلت ۱۵ ماهه‌شان گذشته، از مشوق‌ها و معافیت مالیاتی بهره‌مند نمی‌شود. این‌ها نقل رسانه‌ای از نامه‌های اداری است؛ پیش از تصمیم، عدد و مهلت پرونده خودتان را از بانک عامل و اطلاعیه‌های سامانه بگیرید. ^{[۱۶] [۱۷]}

برای تیم مالی نکته عملی این است که تاریخ‌های سامانه در ۱۴۰۴ و ۱۴۰۵ چند بار با تمدید خودکار و ابلاغیه‌های مقطعی جابه‌جا شده است، از اعتبار کارت‌ها تا مهلت‌های رفع تعهد. هر ابلاغیه‌ای را که به پرونده شما مربوط است با شماره و تاریخ کنار پرونده نگه دارید و به حافظه کارشناس ترخیص یا بانک تکیه نکنید. فهرست کالاهای مشمول هم ثابت نیست؛ ابلاغیه مرداد ۱۴۰۴ می‌گوید مدت پیش‌فرض اعمال هر قاعده رصد شش ماه است و ادامه آن تأیید دوباره کارگروه را می‌خواهد، پس فهرست کالاهای شرکت را هر فصل با فهرست روز سامانه مقایسه کنید. ^{[۱۴] [۱۲]}

• حساب مدیرعامل با شماره همراه به نام خودش، رمز دوعاملی فعال و نقش پایه حقوقی تأییدشده.
• توکن متقاضی مستقل به نام مدیرعامل و هر نماینده، با تاریخ انقضای ثبت‌شده در تقویم.
• کد پستی یکسان در ثبت شرکت‌ها، پرونده مالیاتی و درخواست درگاه مجوزها.
• حساب جاری با دسته‌چک صیادی به نام شرکت و گواهی عدم سوءپیشینه کمتر از دو ماه.
• تاریخ انقضای کارت بازرگانی، وضعیت رتبه‌بندی و صورت‌های مالی ثبت‌شده در سامانه جام.
• فهرست کالاهای شرکت با کد تعرفه، شناسه کالای ۱۳ رقمی و واحد اندازه‌گیری یکسان در ثبت سفارش، اظهارنامه گمرکی و کاردکس انبار.
• برای هر ثبت سفارش: تاریخ پایان اعتبار، مهلت ۱۵ روزه کارمزد، منشأ ارز، کد ساتا و کوتاژ در یک برگه.
• مانده کیف پول پرداخت متمرکز و رسید هر کارمزد در پرونده حسابداری.