ژرف‌بان سامانه تأمین اجتماعی کارفرمایان؛ راهنمای گام‌به‌گام ارسال لیست بیمه، پرداخت حق بیمه و بازرسی دفاتر
کارفرما باید لیست بیمه هر ماه را تا پایان ماه بعد در سامانه خدمات غیرحضوری تأمین اجتماعی بفرستد و حق بیمه‌اش را بپردازد. از ۱ شهریور ۱۴۰۵ بازرسی دفاتر قانونی هم در همین سامانه انجام میشود. در این راهنما کارهای کارفرما را، از ورود به سامانه تا گرفتن رسید، گام‌به‌گام و با ذکر منبع توضیح داده‌ایم و کدهای خطا و راه حل هر کدام را هم آورده‌ایم. سامانه از بیرون ایران برای ما باز نشد، برای همین نام منوها را از اطلاعیه‌های رسمی و راهنماهای منتشرشده نقل کرده‌ایم.
- متولی
- سازمان تأمین اجتماعی
- در این راهنما
- ۸ کار گام‌به‌گام و ۱۴ خطا و مشکل رایج
- آخرین بازبینی
سامانه تأمین اجتماعی کارفرمایان چیست و چه کسی باید از آن استفاده کند؟
- هر کارفرمایی که کارگر بیمه‌شده دارد، چه شرکت و مؤسسه باشد چه کسب‌وکار انفرادی: طبق ماده ۳۹ قانون تأمین اجتماعی، کارفرما باید حق بیمه هر ماه را تا آخرین روز ماه بعد بپردازد و ارسال لیست و پرداخت حق بیمه هر دو در همین سامانه انجام میشود.
- پیمانکاران و کارفرمایان قراردادهای پیمانکاری: پرداخت پنج درصد بهای کل کار به مفاصا حساب ماده ۳۸ موکول است و از زمان بخشنامه آذر ۱۳۹۹ سازمان، این مفاصا حساب فقط الکترونیکی صادر میشود.
- کارفرمایانی که برای بازرسی دفاتر قانونی (ماده ۴۷) فراخوانده می‌شوند: از ۱ شهریور ۱۴۰۵ اطلاعات و مستندات فقط در همین سامانه پذیرفته میشود.
- مسئولان حقوق و دستمزد و حسابداری که لیست را آماده، ارسال یا اصلاح میکنند و رسیدها را بایگانی میکنند.
با کد ملی و رمز عبور حساب کاربری‌تان وارد سامانه می‌شوید. برای ثبت‌نام، کد ملی و شماره همراهی لازم است که به نام خود شخص باشد. مشخصات هویتی هم باید دقیقاً با شناسنامه بخواند. برای خدمات کارفرمایی یک مرحله دیگر هم لازم است که یک بار انجامش می‌دهید. بخشنامه ماده ۳۸ سازمان داشتن حساب کاربری و تکمیل «فرم درخواست و تعهدنامه استفاده از خدمات الکترونیک» را برای پیمانکاران شرط کرده است. در راهنماهای ارسال لیست هم آمده است که همین مرحله، با عنوان «ثبت درخواست استفاده از خدمات غیرحضوری»، باید پیش از اولین ارسال لیست انجام شود. اگر رمز را فراموش کردید، از profile.tamin.ir بازیابی‌اش کنید. شماره پشتیبانی تلفنی ۱۴۲۰ است.
آنچه باید از قبل آماده باشد
بیشتر گرفتاری‌های این سامانه از کارهایی است که باید پیش از ورود انجام می‌شد. اول این فهرست را کامل کنید و بعد وارد شوید.
- کد کارگاهی فعال. کد کارگاهی شناسهای است که سازمان به محل فعالیت شما میدهد و جای شناسه ملی یا کد اقتصادی را نمی‌گیرد. اگر کارگاه به دلیل بدهی یا بازرسی غیرفعال شده باشد، سامانه برایش لیست نمی‌پذیرد (خطای 183 یا 9132) و باید حضوری به شعبه بروید.
- حساب کاربری فعال در es.tamin.ir. «درخواست استفاده از خدمات غیرحضوری» را هم همراه تعهدنامه، یک بار و پیش از اولین ارسال لیست، برای کارگاه ثبت کنید.
- شماره همراهی که به نام خود دارنده کد ملی ثبت شده باشد و مشخصات هویتی مطابق شناسنامه. بدون این دو، ثبت‌نام و بازیابی رمز جلو نمی‌رود.
- مشخصات هر کارکن دقیقاً مطابق کارت ملی و شناسنامه: نام، نام خانوادگی، کد ملی و شماره بیمه. اگر مغایرتی باشد، سامانه خطای 001 یا 033 میدهد. کارکنی که شماره بیمه ندارد باید اول نامنویسی شود.
- دستمزد بهروز ۱۴۰۵ برای هر نفر. طبق بخشنامه مزد ۱۴۰۵، حداقل مزد روزانه ۵٬۵۴۱٬۸۵۰ ریال است. سقف دستمزد مبنای کسر حق بیمه را هم از بخشنامه دستمزد ۱۴۰۵ سازمان بردارید. اگر دستمزد کسی بیرون از بازه‌ای باشد که سامانه برای شغل او می‌پذیرد، خطای 9110 یا 9111 می‌گیرید.
- برای کارگاههای بیش از ۶۰ نفر، نرم‌افزار رسمی لیستدیسک نسخه ۶ (prjlist-v6.exe): به نوشته راهنمای بیدبرگ، ورود آنلاین فقط تا ۶۰ نفر ممکن است و کارگاه بزرگ‌تر باید دو فایل DSKKAR00.DBF و DSKWOR00.DBF را با لیستدیسک بسازد و بارگذاری کند.
- جمع حقوق و مزایای مشمول بیمه همان ماه از سیستم حقوق، تا نتیجه پردازش سامانه را پیش از تأیید با آن تطبیق دهید.
- مرورگر بهروز (راهنمای بیدبرگ فایرفاکس را توصیه می‌کند) و VPN خاموش. سامانه با VPN باز نمی‌شود. اگر خارج از ایران هستید، از ex-eservices.tamin.ir وارد شوید.
- کارت بانکی دارای رمز دوم برای پرداخت اینترنتی حق بیمه از درگاه بانک‌ها.
ارسال لیست ماهانه بهصورت آنلاین (تا ۶۰ نفر)
چه زمانی: هر ماه، تا آخرین روز ماه بعد. بیدبرگ می‌نویسد ورود آنلاین و «کپی از لیست ماه قبل» فقط برای کارگاههای تا ۶۰ نفر فعال است. کارگاههای بزرگ‌تر لیست را با فایل لیستدیسک می‌فرستند و این روش را در بخش بعد توضیح داده‌ایم.
- VPN را خاموش کنید، es.tamin.ir را باز کنید و با کد ملی و رمز عبور وارد شوید.
- از منوی «کارفرمایان» گزینه «لیست حق بیمه» و سپس «ارسال لیست و پرداخت حق بیمه» را بزنید (در برخی راهنماها با عنوان «ارسال لیست حق بیمه» آمده است).
- اگر بیش از یک کارگاه دارید، کارگاه را با نام یا کد کارگاهی انتخاب کنید و کد را با لیست ماه قبل مقایسه کنید. اگر لیست به اشتباه برای کارگاه دیگری ثبت شود، سابقه کارکنان هم به حساب همان کارگاه می‌رود.
- گزینه «ارسال درخواست به صورت آنلاین» را انتخاب کنید و سال، ماه و شماره لیست را وارد کنید. بیدبرگ شماره لیست کارگاههای بخش خصوصی را 01 نوشته است.
- اگر ترکیب کارکنان عوض نشده، با «کپی از لیست ماه قبل» کار زودتر تمام میشود. به گفته بیدبرگ، این گزینه برای فروردین ۱۴۰۵ در دسترس نبود. پس از کپی، دستمزد و روزهای کارکرد هر ردیف را یک بار دیگر بررسی کنید.
- کارکنان را اضافه یا ویرایش کنید: روزهای کارکرد، دستمزد، مزایای مشمول، تاریخ شروع یا ترک کار، و پایه سنوات برای مشمولان قانون کار. سپس «ثبت لیست بیمه» را بزنید.
- «پردازش» را بزنید تا سامانه حق بیمه را حساب کند. خطاها و هشدارها در همین مرحله نمایش داده می‌شوند. معنی کدها را پایین همین صفحه، در بخش خطاها، آورده‌ایم.
- نتیجه پردازش را با حقوق همان ماه تطبیق دهید: تعداد نفرات، جمع دستمزد و حق بیمه. اگر درست بود «تایید پردازش» را بزنید، وگرنه «اصلاح درخواست» را.
- پس از تأیید، سامانه شما را به سربرگ پرداخت می‌برد. ادامه کار در بخش پرداخت حق بیمه و دریافت رسید آمده است.
تا پیش از «تایید پردازش» هر اصلاحی را میتوانید آنلاین انجام دهید. پس از آن، به نوشته راهنمای بیدبرگ، اصلاح آنلاین بسته میشود و باید حضوری به شعبه بروید. پس تطبیق با حقوق را پیش از تأیید انجام دهید و برای بعد از پرداخت نگذارید.
ارسال لیست با فایل لیستدیسک (DiskList)
چه زمانی: برای کارگاههای بیش از ۶۰ نفر، یا وقتی لیست را در نرم‌افزار لیستدیسک یا نرم‌افزار حقوق تهیه میکنید.
- نرم‌افزار رسمی لیستدیسک نسخه ۶ را نصب یا بهروز کنید؛ فایل اجرایی نسخه ۶، prjlist-v6.exe است نه prjlist.exe قدیمی.
- در لیستدیسک مشخصات کارگاه، کارکنان و کارکرد و مزایای ماه را وارد کنید و فایل ماه را تهیه کنید. خروجی دو فایل DSKKAR00.DBF و DSKWOR00.DBF است.
- در es.tamin.ir از همان مسیر «کارفرمایان» › «لیست حق بیمه» کارگاه را انتخاب کنید و گزینه «بارگذاری فایل اطلاعات» را بزنید.
- هر دو فایل را بارگذاری کنید، کد امنیتی را وارد کنید و اطلاعات را ثبت کنید.
- «پردازش» را بزنید و نتیجه را با جمع لیست در لیستدیسک و با حقوق ماه مقایسه کنید؛ به ردیف تکراری (خطای 9146) و کارکن جامانده دقت کنید.
- اگر نتیجه درست بود «تایید پردازش» را بزنید، وگرنه «اصلاح درخواست» را بزنید و ایراد را برطرف کنید.
- نسخه‌ای از دو فایل ارسال‌شده را با نام ماه بایگانی کنید؛ اگر بعد از تأیید لازم شد لیست را اصلاح کنید، شعبه فایل اصلاحشده لیستدیسک را می‌خواهد.
خطای 658 و Runtime Error 3265 معمولاً به خاطر به‌روزرسانی ناقص لیستدیسک پیش می‌آید. در راهنمای بیدبرگ آمده است که فایل‌های DSKKAR00.DBF و DSKWOR00.DBF هنگام به‌روزرسانی باید در پوشه Tamin\DataBase کپی شوند، نه در خود پوشه Tamin.
پرداخت حق بیمه و دریافت رسید
چه زمانی: بلافاصله پس از «تایید پردازش» لیست، و در هر حال تا آخرین روز ماه بعد (ماده ۳۹).
- پس از «تایید پردازش»، سامانه شما را به سربرگ «پرداخت» می‌برد و مبلغ حق بیمه لیست را نشان میدهد.
- مبلغ را با حق بیمه سهم کارگر و کارفرما در سند حقوق همان ماه مقایسه کنید.
- گزینه «پرداخت از طریق درگاه بانک‌ها» را بزنید و با اطلاعات کارت (شماره کارت، CVV2 و رمز دوم) پرداخت کنید. بیدبرگ می‌نویسد پرداخت اینترنتی حق بیمه سقف مبلغ ندارد.
- پرداخت را همان روز تمام کنید: بیدبرگ نوشته است که پس از بارگذاری و پردازش، تا ساعت ۲۴ همان روز میتوانید برخط پرداخت کنید.
- برای گرفتن رسید، در بخش کارفرمایان کارگاه را انتخاب کنید و از منوی کناری «سوابق درخواست‌ها» را باز کنید.
- رسیدهای «مشاهده رسید پرداخت حق بیمه و دریافت لیست» و «مشاهده رسید بیمه شدگان لیست» را باز کنید و با آیکن چاپگر چاپ یا با فلش رو به پایین بهصورت PDF ذخیره کنید.
- رسید بانک، رسید پرداخت و رسید بیمه‌شدگان را پیوست سند حقوق همان ماه بایگانی کنید؛ برای تطبیق حساب، بازرسی و مفاصا حساب به همین برگه‌ها برمی‌گردید.
اگر وجه از حساب کسر شد ولی پرداخت در سامانه ثبت نشد، دوباره پرداخت نکنید. شماره پیگیری، زمان و مبلغ تراکنش را نگه دارید و از ۱۴۲۰ یا شعبه پیگیری کنید.
نامنویسی غیرحضوری بیمه‌شده جدید
چه زمانی: وقتی کسی را استخدام میکنید که تا امروز شماره بیمه تأمین اجتماعی نداشته است. کارکنی که قبلاً بیمه بوده مدرک تازه‌ای لازم ندارد و مستقیم در لیست وارد میشود.
- مدارک کارکن را آماده کنید: عکس پرسنلی ۳×۴، صفحه اول و دوم پرسشنامه نامنویسی بیمه، تصویر صفحه اول و دوم شناسنامه و تصویر روی و پشت کارت ملی.
- در es.tamin.ir از منوی «کارفرمایان» › «خدمات کارفرمایان» گزینه «نامنویسی غیرحضوری بیمه‌شده» را باز کنید.
- کارگاه را انتخاب کنید و درخواست تازه ثبت کنید؛ کد ملی و مشخصات هویتی را دقیقاً مطابق شناسنامه وارد کنید.
- مدارک را بارگذاری کنید و درخواست را ثبت کنید.
- وضعیت درخواست را پیگیری کنید. به گفته بیدبرگ، تأیید معمولاً یک روز کاری طول می‌کشد و ممکن است تا چند ساعت پس از تأیید هم نتوانید فرد را در لیست بیمه انتخاب کنید.
- پس از صدور شماره بیمه، کارکن را در لیست همان ماه وارد کنید. اگر کارکنی را که هنوز نامنویسی نشده در لیست بیاورید، سامانه برای ردیفش خطای 003 یا 033 میدهد.
- به نوشته بیدبرگ، اگر پیام «درخواست نامنویسی ثبت شده با خطا مواجه شده است» آمد، کارکن یا بیش از ۵۵ سال دارد یا تحت تکفل بیمه‌شده دیگری است و در این حالت باید حضوری به شعبه بروید یا اول «خروج از تحت تکفل» ثبت شود.
نامنویسی را به روز آخر مهلت نکشانید و پیش از بستن لیست ماه انجامش دهید، چون تا شماره بیمه صادر نشود، ردیف کارکن جدید در لیست خطا می‌گیرد.
اصلاح لیست بیمه پیش و پس از تأیید نهایی
چه زمانی: وقتی کارکرد، دستمزد، تاریخ شروع و ترک کار یا فهرست افراد را اشتباه فرستاده‌اید. راه اصلاح به این بستگی دارد که «تایید پردازش» را زده‌اید یا نه.
- از «سوابق درخواست‌ها» وضعیت لیست همان ماه را ببینید: فقط ثبت و پردازش شده، یا تأیید و پرداخت هم شده است؟
- پیش از تأیید: «اصلاح درخواست» را بزنید، ردیف‌ها را اصلاح کنید و دوباره «پردازش» را بزنید.
- لیست همان ماه را از نو ثبت نکنید. سامانه خطای 9135 («این لیست قبلا دریافت شده») میدهد و باید همان درخواست قبلی را اصلاح یا حذف کنید، یا حق بیمه‌اش را بپردازید.
- پس از تأیید پردازش، اصلاح آنلاین بسته است. اطلاعات درست را در لیستدیسک وارد کنید و فایل اصلاحشده را روی CD ذخیره کنید.
- نامه درخواست اصلاح، فرم «خلاصه وضعیت صورت دستمزد کارکنان» و مدارک پشتیبان مانند حضور و غیاب، قرارداد کار و تسویه‌حساب را آماده کنید.
- مدارک را به واحد درآمد شعبه ببرید. اصلاحیه بهصورت «لیست متمم» ثبت میشود (به نوشته بیدبرگ).
- مهلت اصلاح، مثل مهلت ارسال، تا پایان ماه بعد است. پس از آن اصلاح فقط با تأیید شعبه و مستندات موجه ممکن است؛ خطای 9164 («مهلت ارسال لیست به پایان رسیده است») نشانه همین وضعیت است.
به نوشته بیدبرگ، کارکنی که از لیست جا افتاده بعد از مهلت فقط از سه راه سابقه می‌گیرد: تأیید بازرس، لیست اصلاحی همراه درخواست بازرسی، یا شکایت خود کارکن با مدارک اشتغال. برای اینکه کار به اینجا نکشد، پیش از «تایید پردازش» تعداد نفرات را با فهرست حقوق مقایسه کنید.
مبنا: منبع ۵، منبع ۸، منبع ۷، منبع ۶
گام بعدنام‌نویسی کارگاه و دریافت کد کارگاهینامنویسی کارگاه و دریافت کد کارگاهی
چه زمانی: وقتی نخستین کارگر را استخدام میکنید یا محل فعالیت تازه‌ای راه می‌اندازید. به نوشته راهنمای بیدبرگ، مهلت این کار حداکثر ۱۵ روز پس از تاریخ شمول است، یعنی شروع به کار نخستین بیمه‌شده.
- مدارک را آماده کنید. شخص حقیقی، بسته به فعالیت: اجاره‌نامه یا سند ملک غیرمسکونی، قبض، پروانه کسب یا مجوز صنفی. شخص حقوقی: آگهی تأسیس، روزنامه رسمی، اساسنامه، سند یا اجاره‌نامه محل و مجوز فعالیت.
- کد پستی مستقل محل فعالیت را آماده داشته باشید. اگر با شرکت دیگری کد پستی مشترک دارید، توضیحش را در بخش خطاها، زیر عنوان چند شرکت با یک کد پستی، آورده‌ایم.
- در es.tamin.ir پس از ثبت‌نام و احراز هویت، از «کارفرمایان» › «خدمات کارفرمایان» گزینه «نامنویسی غیرحضوری کارگاه» را باز کنید و «اضافه کردن درخواست» را بزنید.
- موقعیت کارگاه را روی نقشه تعیین کنید و اطلاعات محل سکونت، محل فعالیت و کارفرما را وارد کنید.
- مدارک را بارگذاری کنید، اطلاعات را تأیید کنید و درخواست را برای شعبه بفرستید.
- پس از آنکه شعبه اطلاعات را تأیید کرد، بازرس بیمه برای بازدید به محل کار می‌آید و بعد از تأیید بازرسی، کد کارگاهی صادر میشود.
- کد کارگاهی را در پرونده کارکنان و نرم‌افزار حقوق ثبت کنید و لیست را از ماه شروع اشتغال بفرستید.
فقط راهنمای بیدبرگ (شهریور ۱۴۰۵) می‌گوید این خدمت غیرحضوری است و از سال ۱۴۰۵ فراهم شده. برخی راهنماهای قدیمی‌تر ثبت کارگاه را فقط حضوری می‌دانستند. در روش غیرحضوری هم تأیید شعبه و بازدید بازرس حذف نشده است. اگر این گزینه را در منو نمی‌بینید، به شعبه محل فعالیت مراجعه کنید.
مبنا: منبع ۹
گام بعدمفاصا حساب ماده ۳۸ (پیمانکاری) و ماده ۳۷ (انتقال کارگاه)مفاصا حساب ماده ۳۸ (پیمانکاری) و ماده ۳۷ (انتقال کارگاه)
چه زمانی: ماده ۳۸: وقتی کاری را به پیمانکار سپرده‌اید یا خودتان پیمانکارید و پرداخت پنج درصد بهای کل کار معطل مفاصا حساب است. ماده ۳۷: وقتی عین یا منافع کارگاه منتقل میشود، اعم از قطعی، شرطی، رهنی، صلح حقوق یا اجاره، رسمی یا غیررسمی.
- تکالیف ماده ۳۸ از روز اول قرارداد شروع میشود: کارفرما باید پیمانکار را به بیمه‌کردن کارکنانش متعهد کند و پرداخت پنج درصد بهای کل کار پیمانکار به ارائه مفاصا حساب سازمان موکول است.
- پیمانکار برای قرارداد شماره کارگاهی می‌گیرد و کارکنان همان قرارداد را هر ماه در لیست همان کارگاه می‌فرستد. قرارداد تمدیدشده یا تازه را به شعبه محل اجرای کار ببرید تا لیست با خطای 035 (قرارداد برای بازه تاریخ معتبر نیست) رد نشود.
- برای درخواست الکترونیکی، پیمانکار حساب کاربری در سامانه خدمات غیرحضوری می‌سازد و «فرم درخواست و تعهدنامه استفاده از خدمات الکترونیک» را تکمیل می‌کند.
- پس از پایان کار، درخواست مفاصا حساب ماده ۳۸ را در سامانه خدمات غیرحضوری ثبت کنید. طبق بخشنامه آذر ۱۳۹۹ سازمان، این مفاصا حساب فقط الکترونیکی صادر و ابلاغ میشود.
- پیش از آزادسازی سپرده بیمه، مفاصا حساب صادرشده را با قرارداد تطبیق دهید: طرفین، شماره قرارداد و مبلغ کار.
- ماده ۳۷: پیش از انتقال کارگاه، انتقال‌گیرنده باید گواهی نداشتن بدهی معوق حق بیمه و متفرعات آن را از انتقال‌دهنده بخواهد؛ دفترخانه هم هنگام تنظیم سند از سازمان استعلام می‌کند.
- طبق تبصره ماده ۳۷، سازمان باید حداکثر یک ماه پس از ثبت تقاضا مفاصا حساب را صادر کند. این یک ماه را در زمان‌بندی معامله در نظر بگیرید.
- اگر انتقال بدون این گواهی انجام شود، انتقال‌دهنده و انتقال‌گیرنده برای پرداخت مطالبات سازمان مسئولیت تضامنی دارند.
- مفاصا حساب ماده ۳۷ فقط برای فروش یا اجاره نیست. به نوشته راهنمای محاسبان، تمدید پروانه کسب، برخی تسهیلات بانکی و صدور یا تمدید کارت بازرگانی هم به آن یا به گواهی نداشتن بدهی بیمه‌ای موکول است. پیش از سررسید این کارها درخواست را ثبت کنید.
منابع این راهنما مسیر منوی درخواست مفاصا حساب را نقل نکرده‌اند و صفحه‌های سامانه هم از بیرون ایران باز نشد. اگر گزینه را پیدا نکردید، از ۱۴۲۰ یا شعبه بپرسید. اینکه هنگام تغییر مالکیت کارگاه بدهی، کارکنان و لیست را چطور کنترل کنید، در راهنمای جداگانه کد کارگاهی و ماده ۳۷ آمده است.
مبنا: منبع ۱، منبع ۴، منبع ۷، منبع ۱۲
گام بعدبازرسی الکترونیک دفاتر قانونی (ماده ۴۷)بازرسی الکترونیک دفاتر قانونی (ماده ۴۷)
چه زمانی: از ۱ شهریور ۱۴۰۵ همه تعاملات بازرسی دفاتر قانونی الکترونیکی است. کارفرمایی که برای بازرسی سال‌های مالی مشخصی فراخوانده شده، اطلاعات و مستندات را طبق مهلت مقرر در «سامانه هوشمند بازرسی دفاتر قانونی» ثبت می‌کند.
- در es.tamin.ir از منوی «کارفرمایان» › «بازرسی دفاتر قانونی» گزینه «سامانه دریافت الکترونیک اطلاعات دفاتر (خوداظهاری کارفرمایان)» را باز کنید.
- سال‌های مالی خواسته‌شده و مهلت را در همین بخش ببینید. طبق اطلاعیه سازمان، اسناد مالی و اطلاعات این سال‌ها از این پس فقط از همین مسیر پذیرفته میشود.
- از نرم‌افزار حسابداری خروجی بگیرید. به نوشته راهنمای سپیدار، اقلام خواسته‌شده دفتر روزنامه، لیست حقوق، اسناد حقوق و تراز آزمایشی است و از هر کدام جداگانه خروجی اکسل گرفته میشود.
- پیش از خروجی گرفتن، اسناد سال را کامل و قطعی کنید. به گفته همان راهنما، فیلدهای خالی و نویسه‌های خاص خروجی را خراب میکنند.
- جمع لیست حقوق در اکسل را با لیست‌های بیمه ارسالی همان سال و با مانده حساب‌های حقوق در تراز آزمایشی تطبیق دهید و پیش از بارگذاری، برای هر مغایرت توضیح آماده کنید.
- «تکمیل اطلاعات و بارگذاری مستندات» را بزنید، اطلاعات خواسته‌شده را تکمیل کنید و فایل‌ها را بارگذاری کنید.
- وضعیت درخواست و پیام‌های سامانه را تا پایان رسیدگی دنبال کنید و نسخه فایل‌های بارگذاری‌شده را با تاریخ نگه دارید.
ابزاری که سپیدار معرفی کرده داده را آماده می‌کند و آن را مستقیم به سامانه نمی‌فرستد. بارگذاری در هر حال در es.tamin.ir انجام میشود. قالب دقیق ستون‌ها را پیش از خروجی گرفتن در خود سامانه ببینید. ماده ۴۷ قانون تأمین اجتماعی کارفرما را مکلف می‌کند صورت مزد و حقوق و مزایای بیمه‌شدگان و دفاتر و مدارک لازم را در اختیار بازرس سازمان بگذارد.
خطاها، مشکلات رایج و راه حل آن‌ها
راهنمای رسمی روال درست کار را توضیح میدهد، اما کاربران در عمل در این موارد گیر میکنند. روی هر مورد بزنید تا علت و راه حلش را ببینید.
خطای 001: مغایرت اطلاعات هویتی
- علت رایج
- نام، نام خانوادگی یا کد ملی کارکن در لیست با اطلاعات سازمان یکی نیست. معمولاً نام با املای دیگری نوشته شده یا یک رقم کد ملی جابه‌جا شده است.
- راه حل
- مشخصات را دقیقاً مطابق کارت ملی و شناسنامه وارد کنید و دوباره «پردازش» را بزنید.
خطای 003 یا 033: کد ملی با شماره بیمه نمی‌خواند یا نامعتبر است
- علت رایج
- کارکن هنوز نامنویسی نشده، برای کد ملی او شماره بیمه‌ای پیدا نمی‌شود، یا کد ملی اشتباه تایپ شده است.
- راه حل
- اول کد ملی را کنترل کنید. اگر درست است، کارکن را از «نامنویسی غیرحضوری بیمه‌شده» یا در شعبه نامنویسی کنید و پس از صدور شماره بیمه لیست را دوباره پردازش کنید.
خطای 011: حق بیمه با دستمزد نمی‌خواند
- علت رایج
- مبلغ حق بیمه ردیف با دستمزد و مزایای مشمول همان ردیف هم‌خوان نیست. این معمولاً وقتی پیش می‌آید که عدد حق بیمه دستی یا از نرم‌افزار دیگری وارد شده باشد.
- راه حل
- حق بیمه را از روی دستمزد و مزایای مشمول دوباره محاسبه کنید و عدد دستی را حذف کنید.
خطای 9110 یا 9111: دستمزد کمتر از حداقل یا بیشتر از حداکثر
- علت رایج
- دستمزد واردشده کمتر از حداقل یا بیشتر از حداکثر دستمزدی است که سامانه برای آن شغل می‌پذیرد.
- راه حل
- حداقل و حداکثر دستمزد مبنای کسر حق بیمه را از بخشنامه‌های مزد و دستمزد ۱۴۰۵ بردارید. به نوشته بیدبرگ، راه حل این است که دستمزد ردیف را تا حداقل بالا ببرید یا تا حداکثر پایین بیاورید. اگر کارگاه دستمزد ثابت یا فهرست مشاغل مصوب دارد، عنوان شغلی را هم با همان فهرست تطبیق دهید.
خطای 9176: پایه سنواتی کمتر از محاسبه سامانه
- علت رایج
- پایه سنوات ثبت‌شده در لیست کمتر از عددی است که سامانه از سابقه کارکن حساب کرده است.
- راه حل
- محاسبه پایه سنوات را بازبینی کنید یا عدد بالاتر سامانه را بپذیرید؛ راه دوم را بیدبرگ پیشنهاد کرده است. پایه سنوات فقط برای مشمولان قانون کار است و اگر برای مدیران ثبت شود، سامانه خطای 9171 میدهد.
خطای 010، 9127، 9128 یا 9129: ناهمخوانی تاریخ و روز کارکرد
- علت رایج
- روزهای کارکرد با تاریخ شروع، تاریخ ترک کار یا هر دو نمی‌خواند.
- راه حل
- تاریخ‌ها و روزها را با هم هماهنگ کنید. راهنمای بیدبرگ می‌گوید تاریخ ترک کار باید یک روز پس از آخرین روز همکاری ثبت شود.
خطای 658 در لیستدیسک
- علت رایج
- اطلاعات به دیسک منتقل نشده است. علتش معمولاً به‌روزرسانی ناقص نسخه ۶ یا جای اشتباه فایل‌هاست.
- راه حل
- فایل‌های DSKKAR00.DBF و DSKWOR00.DBF را در پوشه Tamin\DataBase بگذارید و دقت کنید در خود پوشه Tamin نمانند. بعد برنامه را با prjlist-v6.exe اجرا کنید.
خطای 9999: خطای داخلی سامانه
- علت رایج
- ایراد از خود سامانه یا پردازش است و به ردیف خاصی از لیست شما ربطی ندارد.
- راه حل
- کمی بعد دوباره امتحان کنید یا مرورگر را عوض کنید. اگر به روزهای آخر مهلت نزدیک شده‌اید، منتظر نمانید و با ۱۴۲۰ یا شعبه تماس بگیرید.
خطای 9154: اتباع خارجی یا کارکنان رسمی دولت در لیست
- علت رایج
- کارگاه کارکنانی دارد که بیمه بیکاری برایشان کسر نمی‌شود: اتباع خارجی و کارکنان رسمی دولت.
- راه حل
- به شعبه بروید تا بیمه بیکاری این کارکنان غیرفعال شود و بعد لیست را دوباره پردازش کنید. این راه حل را بیدبرگ نوشته است.
سایت باز نمی‌شود یا صفحه خالی می‌ماند
- علت رایج
- VPN روشن است و سامانه با VPN باز نمی‌شود. برای کاربران خارج از ایران هم نشانی جداگانه‌ای در نظر گرفته شده است.
- راه حل
- VPN را کامل خاموش کنید و مرورگر را دوباره باز کنید. اگر خارج از ایران هستید، از ex-eservices.tamin.ir وارد شوید.
کارکن تکراری پس از بارگذاری فایل (خطای 9146 یا 9155)
- علت رایج
- یک نفر دو بار در فایل لیستدیسک آمده، یا همان کارکن در همین ماه در لیست دیگری از همین کارگاه هم ثبت شده است.
- راه حل
- ردیف تکراری را حذف کنید، آن را در لیستدیسک هم پاک کنید تا ماه بعد تکرار نشود و پیش از «تایید پردازش» تعداد نفرات را با فهرست حقوق مقایسه کنید.
اصلاح لیست پس از «تایید پردازش» یا پرداخت
- علت رایج
- پس از تأیید نتایج پردازش، سامانه اصلاح آنلاین را نمی‌پذیرد.
- راه حل
- فایل اصلاحشده لیستدیسک روی CD، نامه درخواست و مدارک پشتیبان را به واحد درآمد شعبه ببرید. مهلت اصلاح هم مثل مهلت ارسال تا پایان ماه بعد است (به نوشته بیدبرگ).
چند شرکت با یک کد پستی
- علت رایج
- کارگاه با نشانی و موقعیت محل فعالیت ثبت میشود. در پرسش و پاسخ راهنمای بیدبرگ، یک پاسخ‌دهنده گفته است در هر کد پستی باید یک شرکت باشد.
- راه حل
- پیش از نامنویسی کارگاه، برای هر شرکت کد پستی مستقل محل فعالیت بگیرید. این پاسخ یک کاربر است، نه بخشنامه. اگر ناچارید نشانی مشترک داشته باشید، پیش از ثبت از شعبه بپرسید.
قطعی یا کندی سامانه در روزهای آخر مهلت
- علت رایج
- سامانه در روزهای آخر ماه شلوغ میشود. برای لیست تیر ۱۴۰۵، اختلال سامانه کار را به تمدید مهلت تا ۱ شهریور کشاند.
- راه حل
- لیست را چند روز پیش از پایان ماه ببندید. اگر اختلال پیش آمد، خبرهای رسمی را دنبال کنید تا معلوم شود برای همان ماه تمدیدی اعلام شده است یا نه. در تیر ۱۴۰۵ شعب تا ساعت ۱۹ روز آخر برای دریافت لیست و حق بیمه باز بودند.
موعدهایی که به این سامانه گره خوردهاند
ارسال لیست و پرداخت حق بیمه هر ماه
تا آخرین روز ماه بعد (ماده ۳۹)، مثلاً لیست شهریور ۱۴۰۵ تا ۳۰ مهر ۱۴۰۵
راهنمای بیدبرگ می‌نویسد اگر روز آخر جمعه یا تعطیل رسمی باشد، نخستین روز کاری بعد ملاک است. پرداخت برخط پس از پردازش تا ساعت ۲۴ همان روز باز است.
تمدید موردی، مثل تیر ۱۴۰۵
لیست و حق بیمه تیر ۱۴۰۵ تا ساعت ۲۴ یکشنبه ۱ شهریور ۱۴۰۵
این تمدید به دلیل اختلال سامانه برای کارفرمایان و گروه‌های خاص، از جمله رانندگان، اعلام شد و جریمه تأخیر نداشت. تمدید برای هر ماه جداگانه اعلام میشود و نمی‌توان از پیش روی آن حساب کرد، پس کارتان را بر اساس مهلت قانونی برنامه‌ریزی کنید.
جریمه ارسال‌نکردن لیست
یک‌باره، ۱۰ درصد حق بیمه همان ماه
این نرخ را از راهنماهای بیدبرگ آورده‌ایم. اگر لیست نرسد، سازمان طبق ماده ۴۰ قانون تأمین اجتماعی می‌تواند حق بیمه را رأساً تعیین و مطالبه کند.
جریمه تأخیر پرداخت
۲ درصد حق بیمه برای هر ماه تأخیر
منبع این نرخ هم راهنماهای بیدبرگ است. مبلغ نهایی را از بدهی کارگاه در سامانه بخوانید؛ برای بخشودگی به بخشنامه‌های سال‌های قبل اتکا نکنید و وضعیت سال جاری را از شعبه بپرسید.
نامنویسی کارگاه پس از نخستین استخدام
ظرف ۱۵ روز از تاریخ شمول
این مهلت را راهنمای بیدبرگ آورده و مبدأ آن شروع به کار نخستین بیمه‌شده است. متن مقرره مربوط به این مهلت را در منابع این راهنما بررسی نکرده‌ایم.
صدور مفاصا حساب ماده ۳۷
حداکثر یک ماه پس از ثبت تقاضا
این تکلیف سازمان طبق تبصره ماده ۳۷ است. اگر کارگاه بدون گواهی منتقل شود، طرفین در برابر بدهی کارگاه مسئول تضامنی‌اند. جزئیات
بازرسی الکترونیک دفاتر قانونی (ماده ۴۷)
از ۱ شهریور ۱۴۰۵، طبق مهلتی که برای هر کارگاه اعلام میشود
از این تاریخ همه تعاملات این بازرسی الکترونیکی است. مهلت کارگاه خودتان را در بخش «بازرسی دفاتر قانونی» سامانه پیدا کنید و اطلاعات دفاتر را پیش از آن آماده کنید. جزئیات
ژرف‌بان به سامانه تأمین اجتماعی وصل نیست، فایل لیستدیسک نمی‌سازد، لیست را نمی‌فرستد و حق بیمه را هم پرداخت نمی‌کند. ساخت خروجی فایل رسمی لیست بیمه در برنامه توسعه ماست. برای بازرسی الکترونیک دفاتر، امروز میتوانید دفتر روزنامه و تراز آزمایشی چندسطحی را از اسنادی که در ژرف‌بان ثبت کرده‌اید با خروجی اکسل عددی بگیرید و پیش از بارگذاری، ستون‌هایش را با قالبی که سامانه می‌خواهد تطبیق دهید. اگر ماژول حقوق و دستمزد برای سازمان شما راه‌اندازی شده باشد، لیست بیمه ماه را پیش از ارسال در همین ماژول روی صفحه کنترل میکنید و ژرف‌بان کارکنی را که شماره بیمه ندارد برجسته نشان میدهد.
امکانات حسابداری ژرفبانپرسشهای رایج درباره سامانه تأمین اجتماعی کارفرمایان
ورود به سامانه تامین اجتماعی کارفرمایان (es.tamin.ir) چطور انجام میشود؟
VPN را خاموش کنید، نشانی es.tamin.ir (همان eservices.tamin.ir) را باز کنید و با کد ملی و رمز عبور وارد شوید. خدمات کارفرما زیر منوی «کارفرمایان» است. اگر بار اول است که وارد می‌شوید، باید حساب کاربری بسازید و فرم درخواست و تعهدنامه استفاده از خدمات الکترونیک را برای کارگاه ثبت کنید. رمز فراموش‌شده را از profile.tamin.ir بازیابی کنید و اگر در ورود به مشکلی برخوردید، با ۱۴۲۰ تماس بگیرید. از خارج از ایران، ex-eservices.tamin.ir را امتحان کنید.
ارسال لیست بیمه ۱۴۰۵ به چه روشهایی انجام میشود و امسال چه تغییری کرده است؟
لیست را از منوی «کارفرمایان» › «لیست حق بیمه» میفرستید و دو روش دارید: کارگاههای تا ۶۰ نفر اطلاعات را آنلاین وارد میکنند و بقیه دو فایل لیستدیسک نسخه ۶ را بارگذاری میکنند. در ۱۴۰۵ باید دستمزدها را با بخشنامه مزد سال جدید بهروز کنید. مهلت لیست تیر به دلیل اختلال سامانه تا ۱ شهریور تمدید شد و از ۱ شهریور ۱۴۰۵ بازرسی دفاتر قانونی هم در همین سامانه و فقط الکترونیکی انجام میشود.
مهلت ارسال لیست بیمه و پرداخت حق بیمه چه زمانی است؟
طبق ماده ۳۹ قانون تأمین اجتماعی، کارفرما باید حق بیمه هر ماه را حداکثر تا آخرین روز ماه بعد بپردازد و لیست را هم در همین مهلت بفرستد. مثلاً مهلت لیست شهریور ۱۴۰۵ تا ۳۰ مهر ۱۴۰۵ است. راهنماهای منتشرشده می‌گویند اگر روز آخر تعطیل باشد، نخستین روز کاری بعد ملاک است. تمدیدها برای هر ماه جدا اعلام می‌شوند.
لیست بیمه را بعد از ارسال چطور اصلاح کنم؟
تا وقتی «تایید پردازش» را نزدهاید، میتوانید با «اصلاح درخواست» همهچیز را آنلاین اصلاح کنید. پس از تأیید، راه اصلاح آنلاین بسته است. فایل اصلاحشده لیستدیسک را روی CD، همراه نامه درخواست و مدارک پشتیبان، به واحد درآمد شعبه ببرید تا بهصورت لیست متمم ثبت شود. مهلت اصلاح هم تا پایان ماه بعد است.
کد کارگاهی چیست و از کجا بگیرم؟
کد کارگاهی شناسهای است که سازمان تأمین اجتماعی به محل فعالیت کارفرما میدهد و لیست بیمه، بدهی، بازرسی و مفاصا حساب به آن گره خوردهاند. این کد با شناسه ملی یا کد اقتصادی شرکت فرق دارد. به نوشته راهنمای بیدبرگ، از ۱۴۰۵ درخواستش را از منوی «کارفرمایان» › «خدمات کارفرمایان» › «نامنویسی غیرحضوری کارگاه» ثبت میکنید، اما کد پس از تأیید شعبه و بازدید بازرس صادر میشود.
مفاصا حساب ماده ۳۸ را چطور بگیرم؟
طبق بخشنامه آذر ۱۳۹۹ سازمان، مفاصا حساب ماده ۳۸ فقط الکترونیکی صادر و ابلاغ میشود. پیمانکار باید شماره کارگاهی، حساب کاربری در سامانه خدمات غیرحضوری و فرم درخواست و تعهدنامه استفاده از خدمات الکترونیک داشته باشد. تا مفاصا حساب صادر نشود، کارفرما پنج درصد بهای کل کار را پرداخت نمی‌کند.
خطای لیست بیمه را چطور رفع کنم؟
کد خطا را در نتیجه «پردازش» بخوانید. کدهای پرتکرار اینهاست: 001 مغایرت هویتی، 003 و 033 کارکن نامنویسینشده یا کد ملی نادرست، 011 ناهمخوانی حق بیمه و دستمزد، 9110 و 9111 دستمزد بیرون از بازه مجاز، 9127 تا 9129 ناهمخوانی تاریخ و روز کارکرد، 9146 کارکن تکراری و 9999 خطای داخلی سامانه. علت و راه حل هر کد در بخش خطاهای همین صفحه آمده است.
بازرسی الکترونیک دفاتر تأمین اجتماعی چیست؟
از ۱ شهریور ۱۴۰۵ بازرسی دفاتر قانونی (ماده ۴۷) در «سامانه هوشمند بازرسی دفاتر قانونی» انجام میشود. اگر کارگاه شما فراخوانده شده باشد، در منوی «کارفرمایان» › «بازرسی دفاتر قانونی» › «سامانه دریافت الکترونیک اطلاعات دفاتر (خوداظهاری کارفرمایان)» گزینه «تکمیل اطلاعات و بارگذاری مستندات» را بزنید و تا پایان مهلت، اطلاعات خواسته‌شده را تکمیل کنید و فایل‌ها را بارگذاری کنید. راهنمای سپیدار می‌گوید دفتر روزنامه، لیست حقوق، اسناد حقوق و تراز آزمایشی بهصورت اکسل خواسته میشود.
مبنای این راهنما
این راهنما را بر پایه راهنمای رسمی، متن مقررات و گزارش کاربران تهیه کرده‌ایم و در بازبینی کرده‌ایم. منوها و مراحل سامانه‌های دولتی بدون اعلام قبلی تغییر میکنند. اگر مرحله‌ای با آنچه در سامانه می‌بینید نمی‌خواند، آخرین اطلاعیه متولی ملاک است. ژرف‌بان به این سامانه وابسته نیست.
- بخشنامه نحوه ارائه خدمات غیرحضوری مفاصا حساب ماده ۳۸ قانون تأمین اجتماعیسازمان تأمین اجتماعی · 2020-12-06
- اطلاعیه تأمین اجتماعی برای کارفرمایان: سامانه هوشمند بازرسی دفاتر قانونی از ۱ شهریور ۱۴۰۵خبرگزاری مهر · 2026-08-19
- تمدید مهلت لیست و حق بیمه تیر ۱۴۰۵ تا ۱ شهریور بدون جریمهجام جم آنلاین · 2026-08-22
- قانون تأمین اجتماعی مصوب ۱۳۵۴؛ مواد ۳۷، ۳۸، ۳۹، ۴۰ و ۴۷نظامات
- ارسال لیست بیمه ۱۴۰۵: آموزش سامانه آنلاینبیدبرگ · 2026-09-23
- لیست بیمه تأمین اجتماعی؛ مسیر ارسال، رسیدها و جریمه‌هابیدبرگ · 2026-06-16
- خطاهای لیست بیمه تأمین اجتماعی و نحوه رفعبیدبرگ · 2026-08-24
- اصلاح لیست بیمه بعد از ارسال، تأیید و پرداختبیدبرگ · 2026-08-19
- دریافت کد کارگاه تأمین اجتماعی بهصورت غیرحضوریبیدبرگ · 2026-08-24
- نامنویسی بیمه تأمین اجتماعی و مدارک بیمه‌شده جدیدبیدبرگ · 2026-08-29
- eservices.tamin.ir؛ ثبت‌نام، ورود، VPN و دسترسی از خارج از کشوربیدبرگ · 2026-09-16
- مفاصا حساب ماده ۳۷ قانون تأمین اجتماعی؛ موارد لزوم و مسئولیت تضامنیمحاسبان · 2026-09-24
- راهنمای امکان «جمع‌آوری اطلاعات دفاتر سامانه تأمین اجتماعی»سپیدار سیستم · 2026-09-23