صورتحساب اصلاحی در سامانه مودیان؛ اصلاحی یا ابطالی، شماره مرجع و واکنش خریدار

صورتحساب اصلاحی چیست و چرا جای ویرایش را گرفته است؟

صورتحساب اصلاحی، صورتحساب الکترونیکی تازه‌ای است که فروشنده برای تغییر اطلاعات یک صورتحساب قبلی در سامانه مودیان صادر می‌کند. هر صورتحساب پس از ثبت، شماره منحصربه‌فرد مالیاتی ۲۲ کاراکتری می‌گیرد و از آن پس، به توضیح مالیتور، امکان ویرایش و حذف آن وجود ندارد. فروشنده به‌جای ویرایش، صورتحسابی با موضوع اصلاحی می‌سازد، شماره مالیاتی صورتحساب اصلی را در آن به‌عنوان «شماره مرجع» می‌گذارد و می‌فرستد. به توضیح همان منبع، صورتحساب اصلاحی مرجع را باطل می‌کند و خودش صورتحساب معتبر آن معامله به حساب می‌آید. ^{[۵] [۴]}

اهمیت این کار از قانون می‌آید. ماده ۵ قانون مالیات بر ارزش افزوده مصوب ۱۴۰۰، ماخذ محاسبه مالیات و عوارض فروش اعضای سامانه مودیان را «ارزش فروش مندرج در صورتحساب الکترونیکی» می‌داند که در سامانه ثبت شده است. تبصره ۲ ماده ۳ قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان هم فقط صورتحساب‌های صادرشده از سامانه را معتبر و مبنای اعتبار مالیاتی خریدار دانسته است. بنابراین عدد اشتباه در صورتحساب، همان عددی است که مالیات فروشنده و اعتبار خریدار بر آن محاسبه می‌شود، مگر آنکه با صورتحساب ارجاعی اصلاح شود. ^{[۲] [۱]}

در ۱۴۰۵ راه دیگری هم برای جبران باقی نمانده است. ماده ۳ قانون تسهیل تکالیف مودیان فقط تا پایان سال ۱۴۰۳ صورتحساب‌هایی را که در سامانه صادر نشده بودند قابل قبول دانسته و به مودی اجازه داده بود خرید و فروش آن‌ها را در تکمیل اظهارنامه پیش‌فرض ثبت کند. با پایان آن مهلت، اصلاح معامله‌ای که صورتحساب الکترونیکی دارد، از مسیر صورتحساب ارجاعی در خود سامانه می‌گذرد، نه از یک برگه کاغذی یا سند داخلی. ^{[۳] [۱]}

اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش؛ کدام را کی صادر کنیم؟

سامانه سه نوع صورتحساب ارجاعی دارد و هر کدام برای وضعیتی است. اصلاحی وقتی است که معامله انجام شده ولی مقدار، مبلغ، شرح یا سایر اطلاعات صورتحساب باید تغییر کند. ابطالی وقتی است که صورتحساب نباید صادر می‌شد؛ به توضیح مالیتور، ابطالی عین صورتحساب مرجع فرستاده می‌شود، مرجع را باطل می‌کند و خودش هم صفر محسوب می‌شود. برگشت از فروش هم برای کالایی است که خریدار برگردانده است و آن هم مرجع خود را جایگزین می‌کند. اگر اشکال در خود طرف معامله است، مثلاً صورتحساب به نام خریدار دیگری صادر شده، ابطال و صدور صورتحساب تازه مسیر روشن‌تری از اصلاح است؛ این یک توصیه عملی است و جایگزین بررسی قالب‌های سامانه نیست. ^[۵]

پرسش‌های متداول مرکز آموزش شرکت معتمد مالیاتی چند قاعده را صریح کرده است. از هر شماره مالیاتی مرجع فقط یک بار استفاده می‌شود؛ اگر برای یک صورتحساب دو بار برگشت از فروش لازم باشد، صورتحساب برگشتی دوم به شماره برگشتی اول ارجاع می‌دهد، نه به اصل. صورتحساب‌های اصلاحی و برگشتی خودشان تابع قاعده صورتحساب اصلی‌اند و می‌توان آن‌ها را دوباره اصلاح یا ابطال کرد. اما صورتحساب ابطالی اصلاح‌پذیر نیست. همین منبع جزئیات را به سند «دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی» در درگاه سازمان امور مالیاتی ارجاع می‌دهد. ^[۴]

در تاریخ هم محدودیت هست: به گفته مالیتور، تاریخ صورتحساب اصلاحی را نمی‌توان از تاریخ صورتحساب مرجع عقب‌تر برد. اگر اصلاح در واقع یک معامله تازه است، مثلاً کالای بیشتری بعداً تحویل شده، صورتحساب اصلی جدید درست‌تر از اصلاح صورتحساب قبلی است، چون تحویل جدید در تاریخ خودش رخ داده است. ^[۵]

واکنش خریدار؛ تأیید، رد و مهلت ۳۰ روزه در کارپوشه

اگر خریدار مصرف‌کننده نهایی نباشد و عضو سامانه باشد، صورتحساب به‌طور خودکار در کارپوشه او درج می‌شود و به گفته پرسش‌های متداول شرکت معتمد، تا حداکثر ۳۰ روز امکان تأیید یا رد آن را دارد. اگر در این مهلت واکنشی نشان ندهد، صورتحساب به‌صورت سیستمی تأیید می‌شود. حسابنو دو وضعیت دیگر را هم توضیح داده است: «عدم نیاز به واکنش» برای صورتحساب نوع دوم که برای مصرف‌کننده نهایی صادر می‌شود و کارپوشه ندارد، و «عدم امکان واکنش» برای خریداری که پرونده مالیاتی‌اش در گام نهایی نیست و کارپوشه فعال ندارد. ^{[۴] [۶]}

برای خریدار، صورتحساب اصلاحی یک صورتحساب تازه در کارپوشه است که باید مثل صورتحساب اول بررسی شود. اگر خریدار صورتحساب اول را رد کرده، فروشنده باید با اصلاح یا ابطال، تکلیف آن را روشن کند؛ صورتحساب ردشده‌ای که بی‌پاسخ بماند، اختلاف میان کارپوشه دو طرف را باقی می‌گذارد. برای واحد خرید هم قاعده ساده است: هیچ صورتحسابی را بدون تطبیق با رسید انبار و سند خرید تأیید نکنید، چون پس از تأیید یا گذشت ۳۰ روز، همان عدد مبنای اعتبار مالیاتی شما می‌شود. ^{[۴] [۱]}

اگر اختلاف را خود سازمان پیدا کند، ماده ۹ قانون پایانه‌های فروشگاهی تکلیف را مشخص کرده است: هرگاه مودی معاملاتی را کتمان کند، صورتحساب صادر نکند یا در قیمت یا مقدار کم‌اظهاری یا بیش‌اظهاری داشته باشد، سازمان موارد را از طریق سامانه به او اطلاع می‌دهد. اگر مودی آن‌ها را بپذیرد و در کارپوشه ثبت یا اصلاح کند، فقط مشمول جریمه‌های ماده ۲۲ است؛ اگر نپذیرد، پرونده به هیأت حل اختلاف مالیاتی می‌رود و در صورت تأیید تخلف، سازمان می‌تواند دوره‌های مالیاتی همان سال را حسابرسی کند. ^[۱]

سند حسابداری صورتحساب اصلاحی؛ یک نمونه عددی

فرض کنید شرکتی در ۱۲ مهر ۱۴۰۵ برای فروش ۴۰ واحد کالا به قیمت واحد ۲۵٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال صورتحساب الکترونیکی صادر کرده است: ارزش فروش ۱٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و مالیات بر ارزش افزوده ۱۰ درصد، یعنی ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال. نرخ ۱۰ درصد برای ۱۴۰۵ را در این مثال از گزارش ثانویه خبرگزاری تسنیم از اعلام سازمان امور مالیاتی گرفته‌ایم و متن نهایی قانون بودجه را در این نوشته منبع قرار نداده‌ایم. چند روز بعد معلوم می‌شود فقط ۳۶ واحد تحویل و پذیرفته شده است. فروشنده صورتحساب اصلاحی با شماره مرجع صورتحساب اول و ارزش ۹۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و مالیات ۹۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال صادر می‌کند. ^{[۷] [۵]}

در دفتر فروشنده، سند اول بدهکار حساب دریافتنی ۱٬۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و بستانکار فروش ۱٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و مالیات بر ارزش افزوده پرداختنی ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال بوده است. سند اصلاح فقط تفاوت را برمی‌گرداند و به همان صورتحساب ارجاع می‌دهد. خریدار هم سند خود را قرینه اصلاح می‌کند و پیش از آن صورتحساب اصلاحی را در کارپوشه تأیید می‌کند. اگر اصلاح به دوره‌ای برگردد که اظهارنامه ارزش افزوده‌اش ارسال شده، اثر آن بر اظهارنامه را با آخرین اطلاعیه سازمان و مشاور مالیاتی بسنجید؛ ما قاعده رسمی منتشرشده‌ای که همه حالت‌ها را پوشش دهد، از این رایانه در دسترس نیافتیم. ^{[۲] [۴]}

• فروشنده، سند اصلاح: بدهکار فروش ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و مالیات بر ارزش افزوده پرداختنی ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ بستانکار حساب دریافتنی خریدار ۱۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• خریدار، سند اصلاح: بدهکار حساب پرداختنی فروشنده ۱۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال؛ بستانکار موجودی یا خرید ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و اعتبار مالیات بر ارزش افزوده خرید ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• نتیجه برای هر دو طرف: ارزش فروش ۹۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال، مالیات ۹۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال و جمع ۹۹۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال، برابر صورتحساب اصلاحی.
• در شرح هر دو سند، شماره مالیاتی صورتحساب مرجع و صورتحساب اصلاحی را بنویسید تا ردگیری از دفتر به کارپوشه ممکن باشد.

خطاهای رایج در اصلاح و ابطال صورتحساب

خطای اول، اصلاح دفتر بدون صدور صورتحساب ارجاعی است. حسابدار فروش را در دفتر کم می‌کند، اما صورتحساب اول با مبلغ قبلی در سامانه می‌ماند؛ نتیجه، اظهارنامه پیش‌فرضی است که با دفتر نمی‌خواند، چون ماخذ مالیات اعضای سامانه همان ارزش مندرج در صورتحساب الکترونیکی است. خطای دوم، صدور صورتحساب اصلی تازه به‌جای اصلاحی است که فروش را دو بار در سامانه می‌نشاند. خطای سوم، استفاده دوباره از یک شماره مرجع یا تلاش برای اصلاح صورتحساب ابطالی است که سامانه نمی‌پذیرد. ^{[۲] [۴]}

خطای چهارم، بی‌توجهی به جریمه‌هاست. طبق بند الف ماده ۲۲ قانون پایانه‌های فروشگاهی، صادر نکردن صورتحساب الکترونیکی جریمه‌ای معادل ده درصد مبلغ فروش یا ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال، هر کدام بیشتر باشد، دارد و بند ت همان ماده برای حذف یا مخدوش‌کردن صورتحساب، دو درصد مبلغ یا ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال تعیین کرده است. تبصره ۱ همان ماده می‌گوید مبالغ ثابت هر سال متناسب با تورم توسط سازمان اعلام می‌شود، پس رقم ۱۴۰۵ را از اطلاعیه همان سال بگیرید. اصلاح به‌موقع از مسیر سامانه، جای «پاک‌کردن» صورتحساب را می‌گیرد. ^[۱]

چک‌لیست صدور و پیگیری صورتحساب اصلاحی

این فهرست را پیش از صدور هر صورتحساب ارجاعی و در بستن هر دوره ارزش افزوده مرور کنید. هدف این است که دفتر، کارپوشه فروشنده و کارپوشه خریدار سر یک عدد بمانند. ^{[۴] [۶] [۵]}

• نوع درست را انتخاب کنید: تغییر اطلاعات معامله انجام‌شده اصلاحی است، معامله‌ای که نباید ثبت می‌شد ابطالی و کالای برگشتی برگشت از فروش.
• شماره مالیاتی ۲۲ کاراکتری صورتحساب مرجع را در صورتحساب جدید بگذارید و مطمئن شوید پیش‌تر از آن استفاده نشده است.
• تاریخ اصلاحی را از تاریخ مرجع عقب‌تر نبرید و تحویل تازه را با صورتحساب اصلی جدید ثبت کنید.
• سند حسابداری اصلاح را فقط به میزان تفاوت بزنید و هر دو شماره مالیاتی را در شرح آن بیاورید.
• وضعیت واکنش خریدار را تا ۳۰ روز پیگیری کنید و صورتحساب ردشده را بی‌پاسخ نگذارید.
• در طرف خرید، هیچ صورتحساب اصلاحی را بدون تطبیق با رسید انبار و سند خرید تأیید نکنید.
• پیش از ارسال اظهارنامه دوره، جمع صورتحساب‌های پذیرفته‌شده در کارپوشه را با دفتر فروش و خرید تطبیق دهید.