کارپوشه مودیان؛ ورود، ثبت فاکتور و واکنش به صورتحساب خرید در ۱۴۰۵

کارپوشه مودیان چیست و از کجا وارد آن می‌شویم؟

کارپوشه، پوشه کاری هر مؤدی در سامانه مؤدیان است؛ جایی که مؤدیان مشمول، صورتحساب الکترونیکی صادر می‌کنند یا صورتحساب‌هایی را که برایشان صادر شده تأیید می‌کنند. راه ورود، درگاه ملی خدمات الکترونیک مالیاتی (my.tax.gov.ir) است. پرشین حساب در فهرست منوهای داشبورد این درگاه، کنار «فهرست پرونده‌های مالیاتی»، «اظهارنامه‌ها و منابع مالیاتی»، «خدمات شرکت‌های معتمد» و «کارتابل ابلاغ الکترونیک»، گزینه «ورود به کارپوشه» را نام می‌برد. شرکت با شناسه ملی و رمز درگاه وارد می‌شود و از همین‌جا به پرونده‌ای می‌رسد که کد اقتصادی‌اش به آن تعلق دارد. ^[۱]

نام منوهای داخل خود کارپوشه را از راهنماهای منتشرشده نقل می‌کنیم، چون درگاه‌های سازمان امور مالیاتی از بیرون ایران باز نمی‌شوند و برچسب‌ها با به‌روزرسانی‌ها عوض می‌شوند. محاسبان در راهنمای ارسال صورتحساب، بخش «عضویت» در «پرونده» کارپوشه را جای «انتخاب روش ارسال اطلاعات» و «بارگذاری گواهی امضاء الکترونیک» می‌داند و می‌گوید فروشنده واکنش خریدار به صورتحساب را در کارپوشه خودش می‌بیند. اگر نام گزینه‌ای در کارپوشه شما فرق داشت، گزینه‌ای را انتخاب کنید که همان کار را انجام می‌دهد. ^{[۲] [۱]}

عضویت، روش ارسال و شناسه یکتای حافظه مالیاتی

پیش از صدور اولین صورتحساب، مؤدی باید در کارپوشه روش ارسال اطلاعات را انتخاب کند. محاسبان مراحل را این‌طور می‌نویسد: در کارپوشه، از «پرونده» به بخش «عضویت» بروید، «انتخاب روش ارسال اطلاعات» را بزنید، گواهی امضای الکترونیک را بارگذاری کنید و شناسه یکتای حافظه مالیاتی بگیرید. این شناسه، کلیدی است که صورتحساب‌هایی را که از خارج کارپوشه، با نرم‌افزار خود مؤدی یا شرکت معتمد، فرستاده می‌شوند به پرونده او نسبت می‌دهد. شناسه یکتای حافظه را با کد اقتصادی پرونده اشتباه نگیرید؛ هر کدام جداگانه صادر می‌شود. ^[۲]

در عمل سه مسیر برای ثبت صورتحساب وجود دارد. مسیر اول، صدور در خود کارپوشه است که برای حجم کم مناسب است. مسیر دوم، ارسال از طریق یکی از شرکت‌های معتمد است که خدماتشان در داشبورد مالیات من با عنوان «خدمات شرکت‌های معتمد» آمده است. مسیر سوم، ارسال مستقیم از نرم‌افزار خود مؤدی است که به همان شناسه یکتای حافظه و گواهی امضا نیاز دارد. انتخاب مسیر را بر اساس تعداد صورتحساب ماهانه و اینکه فاکتور فروش در کدام نرم‌افزار صادر می‌شود انجام دهید، نه بر اساس عادت؛ صدور دستی صدها فاکتور در کارپوشه خطای ورود داده را بالا می‌برد. ^{[۲] [۱]}

ثبت فاکتور در کارپوشه: نوع، الگو و موضوع صورتحساب

صورتحساب الکترونیکی سه نوع دارد. نوع اول اطلاعات کامل خریدار و فروشنده، نوع فروش، نوع خریدار و اقلام را دارد و پس از تأیید خریدار برای او اعتبار مالیاتی می‌سازد. نوع دوم مشخصات کامل فروشنده و کالا را دارد اما مشخصات خریدار ندارد و اعتباری برای خریدار نمی‌سازد. نوع سوم رسید پرداخت کارتخوان یا درگاه پرداخت است که فقط مبلغ، شناسه پذیرنده، شماره پیگیری، تاریخ و حداقل اطلاعات فروشنده را دارد. پس در فروش به شرکتی که می‌خواهد مالیات خریدش را کسر کند، صورتحساب باید نوع اول باشد. ^{[۴] [۳]}

هر صورتحساب یک الگو و یک موضوع هم دارد. محاسبان برای نوع اول هفت الگو برمی‌شمارد: فروش کالا و خدمات، فروش ارز، طلا و جواهر و پلاتین، قرارداد پیمانکاری، قبوض خدماتی، بلیت هواپیما و صادرات؛ و برای نوع دوم دو الگوی فروش کالا و خدمات و طلا و جواهر. موضوع صورتحساب یکی از چهار حالت اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش است. اشتباه رایج این است که برای جبران خطای مبلغ، صورتحساب «اصلی» تازه‌ای صادر شود؛ در حالی که اصلاح یک صورتحساب ثبت‌شده باید با موضوع اصلاحی یا ابطالی و ارجاع به همان صورتحساب انجام شود تا فروش دو بار ثبت نشود. ^[۳]

صورتحساب‌های خرید: واکنش خریدار در سی روز و اعتبار مالیاتی

برای خریدار، کارپوشه جای بررسی صورتحساب‌هایی است که فروشندگان به نام او ثبت کرده‌اند. طبق نوشته محاسبان، خریدار «به مدت سی روز فرصت دارد که نسبت به صورتحساب واکنش نشان دهد»: می‌تواند آن را تأیید یا رد کند یا اعتراض ثبت کند، و اگر در این مدت واکنشی نشان ندهد، سامانه صورتحساب را خودکار تأییدشده تلقی می‌کند. این واکنش برای خریداری است که مصرف‌کننده نهایی نیست و با کد اقتصادی یا شناسه ملی در سامانه عضو است. سخنگوی سازمان امور مالیاتی هم در دی ۱۴۰۳ از «مهلت قانونی ۳۰ روزه برای واکنش خریداران به صورتحساب‌های صادره» یاد کرده است. ^{[۲] [۵]}

اهمیت این بررسی از ۱۴۰۵ بیشتر شده است. سازمان امور مالیاتی در اطلاعیه‌ای که ۱۰ فروردین ۱۴۰۵ منتشر شد یادآوری کرد که بهره‌مندی از اعتبار مالیاتی مالیات و عوارض خرید پرداختی از ۱ دی ۱۴۰۴ فقط در صورت ثبت صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان ممکن است. یعنی اگر فروشنده صورتحساب را ثبت نکرده یا خریدار صورتحساب درست را اشتباهی رد کرده باشد، مالیات خریدی که در فاکتور کاغذی پرداخت شده در اظهارنامه ارزش افزوده قابل کسر نیست. صورتحسابی هم که مبلغ یا کالایش با معامله واقعی نمی‌خواند نباید با سکوت سی‌روزه تأیید شود؛ باید رد شود تا فروشنده اصلاحش کند. ^{[۶] [۲]}

مهلت ارسال صورتحساب و حد مجاز فروش در ۱۴۰۵

مهلت ارسال صورتحساب به سامانه در سال‌های گذشته چند بار عوض شده و منابع منتشرشده عدد یکسانی برای مهلت پایه نمی‌دهند؛ به همین دلیل اینجا عددی را قطعی اعلام نمی‌کنیم و توصیه می‌کنیم مهلت جاری را از اطلاعیه روز سازمان بخوانید. آنچه برای ۱۴۰۵ قطعی منتشر شده، دو تمدید است: صورتحساب‌های صادره از ۱ تا ۲۹ اسفند ۱۴۰۴ تا ۲۴ فروردین ۱۴۰۵ قابل ارسال و ثبت بودند و صورتحساب‌های صادره از ۱ فروردین تا ۱۵ اردیبهشت ۱۴۰۵ تا ۳۰ اردیبهشت ۱۴۰۵. اختبار و تجارت‌نیوز هر دو این تمدیدها را ۱۰ فروردین ۱۴۰۵ از اطلاعیه سازمان گزارش کردند. ^{[۷] [۶]}

همان اطلاعیه امکان «افزایش حد مجاز فروش موضوع ماده (۶)» را از طریق کارپوشه، با پرداخت نقدی یا ارائه تضامین، برای دوره زمستان ۱۴۰۴ تا ۲۴ فروردین ۱۴۰۵ فراهم کرد. حد مجاز سقفی است که صورتحساب‌های صادره هر دوره نمی‌تواند از آن بگذرد، مگر مؤدی مالیات متعلق را بپردازد یا تضمین بدهد. اگر فروش فصلی شرکت جهش دارد، پیش از رسیدن به سقف، حد مجاز را در کارپوشه ببینید و افزایش آن را در برنامه نقدینگی بگذارید؛ صورتحسابی که از سقف بگذرد تا افزایش حد مجاز صادر نمی‌شود. ^{[۷] [۶]}

مثال: صورتحساب خرید در کارپوشه تا سند حسابداری

فرض کنید شرکتی در ۱۵ مهر ۱۴۰۵ کالایی به ارزش ۲٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال می‌خرد و فروشنده در فاکتور ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال مالیات و عوارض ارزش افزوده درج کرده است. حسابدار فاکتور کاغذی را ثبت می‌کند، اما تا وقتی صورتحساب نوع اول همین خرید در کارپوشه دیده نشده، ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال را در معین جداگانه «مالیات خرید در انتظار صورتحساب» نگه می‌دارد. وقتی صورتحساب در کارپوشه آمد و مبلغ و کالا با فاکتور خواند، آن را تأیید می‌کند و مبلغ را به معین اعتبار مالیاتی منتقل می‌کند. سی روز مهلت از ثبت صورتحساب شمرده می‌شود؛ اگر صورتحساب ۱۸ مهر ثبت شده باشد، بررسی باید پیش از ۱۸ آبان تمام شود. ^{[۲] [۶]}

اگر صورتحساب با مبلغ ۲٬۵۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال ثبت شده باشد، حسابدار آن را رد می‌کند و از فروشنده صورتحساب اصلاحی می‌خواهد؛ تأیید آن، فروش بیشتری به نام فروشنده و خرید بیشتری به نام شرکت در سامانه می‌نشاند که با دفاتر نمی‌خواند. اگر فروشنده هرگز صورتحساب ثبت نکند، ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال اعتبار قابل استفاده نیست و پیش از بستن دوره باید درباره پیگیری از فروشنده یا تصمیم حسابداری آن تصمیم گرفت. ^{[۳] [۶]}

• ثبت فاکتور خرید: بدهکار موجودی کالا ۲٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ و مالیات خرید در انتظار صورتحساب ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰؛ بستانکار حساب پرداختنی فروشنده ۲٬۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.
• پس از تأیید در کارپوشه: بدهکار اعتبار مالیات بر ارزش افزوده خرید ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰؛ بستانکار مالیات خرید در انتظار صورتحساب ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال.

اشتباه‌های رایج در کار با کارپوشه و چک‌لیست ماهانه

رایج‌ترین اشتباه‌ها از جنس بی‌توجهی به زمان است: صورتحساب خرید بررسی‌نشده که با گذشت سی روز خودکار تأیید می‌شود، فروش آخر فصل که به سقف حد مجاز می‌خورد، و صورتحساب فروشی که بعد از مهلت ثبت می‌شود و فروش و اعتبار فصل را جابه‌جا می‌کند. اشتباه دیگر، صدور صورتحساب نوع دوم برای مشتری حقوقی است که اعتبار مالیاتی او را از بین می‌برد، و جبران خطا با صورتحساب اصلی تازه به‌جای صورتحساب اصلاحی یا ابطالی. ^{[۴] [۳] [۲]}

کنترل ماهانه این ریسک‌ها را کم می‌کند: فهرست صورتحساب‌های خرید کارپوشه را با فاکتورهای ثبت‌شده در دفاتر تطبیق دهید، صورتحساب‌های ناهمخوان را پیش از روز سی‌ام رد کنید، وضعیت صورتحساب‌های فروش را کنترل کنید و حد مجاز فروش را پیش از اوج فروش ببینید. این مطلب مشاوره مالیاتی نیست و مهلت‌ها با اطلاعیه سازمان تغییر می‌کنند. ^{[۶] [۷]}

• دسترسی به حساب شرکت در مالیات من از «تفویض اختیار» داده شده و کسی با رمز مدیرعامل کار نمی‌کند؟
• روش ارسال، گواهی امضا و شناسه یکتای حافظه مالیاتی در بخش عضویت کارپوشه تنظیم شده‌اند؟
• فروش به اشخاص حقوقی با صورتحساب نوع اول و الگوی درست صادر می‌شود؟
• صورتحساب‌های خرید هر هفته با دفاتر تطبیق و پیش از روز سی‌ام تأیید یا رد می‌شوند؟
• مالیات خرید بدون صورتحساب ثبت‌شده در معین جداگانه نگهداری می‌شود؟
• حد مجاز فروش و مهلت ارسال دوره جاری از اطلاعیه روز سازمان کنترل شده است؟